07. Planning
1. Identifica las reservas por colores
El planning utiliza un código de colores para mostrar el estado de cada reserva sin necesidad de abrirla.
Morado Casilla libre, disponible para crear una nueva reserva.
Azul clarito Reserva realizada por un propietario.
Rojo Habitación bloqueada, no disponible para la venta.
Amarillo Reserva en estado pendiente de confirmar.
Azul Reserva confirmada.
Verde turquesa El huésped ya ha realizado el check-in y se encuentra alojado.
Verde clarito El huésped ha realizado el check-out y la reserva está pagada.
Naranja El huésped ha realizado el check-out, pero la reserva está pendiente de pago.
Blanco Reserva marcada como no show.
2. Ordenar las habitaciones en el planning (Rack)
Función: permite modificar el orden en el que aparecen las habitaciones dentro del planning, adaptándolo a la organización del establecimiento.
📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Alojamiento > Habitaciones y salas > Rack
Instrucciones:
- Localizar los puntos situados a la izquierda del nombre de la habitación.
- Hacer clic sobre ellos y, sin soltar el botón del ratón, arrastrar la habitación hasta la posición deseada.
- Soltar el ratón en la nueva posición.
Nota: el sistema confirma el cambio mostrando un mensaje en pantalla. No es necesario pulsar ningún botón adicional para guardar.
3. Personalización avanzada del planning
📍 ¿Dónde ir?: Menú > Personalización > Planning
Desde este apartado se ajustan tanto el aspecto visual del planning como su comportamiento operativo.
Apariencia del planning
Función: permite adaptar el esquema de color y el tamaño del texto del planning a las preferencias visuales del usuario.
Instrucciones:
- Seleccionar el esquema de color deseado en el campo Esquema de color de la herramienta.
- Ajustar el porcentaje de zoom en el campo Cambiar el tamaño del texto.
Notas en el planning
Función: permite añadir anotaciones sobre un día concreto del planning, útiles como recordatorio interno del equipo.
Instrucciones:
- En versión escritorio o web en PC, hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el día correspondiente.
- Escribir el contenido de la nota y pulsar Guardar.
- En versión web en móvil, mantener pulsado sobre el día para añadir o consultar la nota.
Nota: el día que contiene una nota queda marcado en color verde. Para consultar su contenido, basta con pasar el cursor por encima (o volver a pulsar en la versión móvil).
Reservas fuera del horario configurado
Función: destaca visualmente las reservas cuya hora de entrada o salida no coincide con el horario establecido en la categoría, evitando que pasen desapercibidas.
Nota: cuando la hora de check-in de una reserva es superior a 6 horas anterior a la hora configurada, la reserva se muestra acortada por la izquierda. Si la antelación es menor, la reserva mantiene su tamaño habitual.
Confirmación de reservas
Función: determina cómo y cuándo se notifica al huésped que su reserva ha sido confirmada.
Instrucciones:
- Activar Al confirmar manualmente la reserva dar la opción de enviar el mail de confirmación para que el sistema pregunte, en cada confirmación manual, si se desea enviar la plantilla correspondiente.
- Activar Activar confirmación de reserva de manera automática para que el sistema cambie el estado de las reservas de forma automática y envíe las plantillas activas según su configuración.
Ojo: para desactivar correctamente la confirmación automática, el PMS debe estar abierto en un único ordenador. Si permanece abierto en varios equipos simultáneamente, la desactivación puede no aplicarse.
Recolocación automática de habitaciones
Función: reubica automáticamente reservas dentro del planning cuando es necesario liberar espacio, optimizando la ocupación disponible.
Nota: esta función no afecta a reservas en estado check-in, check-out, bloqueo, reserva de propietario o no show. En este último caso, la nueva reserva se añade sobre la reserva no show, sin desplazarla; su reasignación debe realizarse manualmente.
Instrucciones:
- Activar la casilla Recolocar automáticamente habitaciones en caso de necesidad.
- Cuando el sistema realice una recolocación, aceptar o descartar la opción de revertir los cambios según convenga.
Ojo: esta función solo está disponible en la versión de escritorio del PMS.
Visualización del planning
Función: permite ajustar cómo se muestra el planning en pantalla, sin afectar al contenido de las reservas.
Nº de días Cantidad de días mostrados en el planning.
Tamaño de cada día Ancho de cada columna de día.
Altura de las habitaciones Altura de cada fila de habitación.
Mostrar día de la semana y mes Muestra u oculta esta información en la cabecera del planning.
Nº de plantillas enviadas Número de plantillas de correo enviadas por reserva.
Previsualizar reserva Muestra un resumen de la reserva al situar el cursor sobre ella.
Previsualizar fotos de las categorías Muestra la foto de la categoría al pasar el cursor por encima.
Nota: esta configuración es común para todos los usuarios del equipo.
4. Centro de notificaciones
Función: centraliza en un único punto los avisos relacionados con reservas, chats, llamadas y novedades del sistema, evitando tener que revisarlos por separado.
📍 ¿Dónde ir?: icono con forma de campana, situado en la barra superior de la interfaz.
Nota: cuando el icono se muestra en rojo (con un ligero movimiento), indica que existen notificaciones sin leer. Cuando se muestra en negro o en blanco —según el esquema de color configurado—, no hay notificaciones pendientes.
El Centro de notificaciones se organiza en las siguientes pestañas:
Todo Vista conjunta de reservas, chats, llamadas y contenidos informativos.
Reservas Reservas nuevas y canceladas del día. Permite buscar por nombre del huésped, estado o número de reserva, y dispone de un botón para cargar reservas de horas anteriores, en bloques de 12 horas hasta un máximo de 72 horas.
Chat Mensajes sin leer del día en curso. Un clic marca el mensaje como leído; un segundo clic abre la reserva asociada.
Avisos Recordatorios internos del equipo, integrados dentro de este mismo centro.
Llamadas Llamadas recibidas. Requiere tener configurada una integración de identificador de llamadas.
Tips Vídeos informativos sobre el uso de la herramienta. Un indicador azul señala los contenidos no visualizados.
Novedades Resumen de las últimas actualizaciones incorporadas al sistema.
Configuración de notificaciones
Función: permite seleccionar qué tipos de notificación se desean recibir.
📍 ¿Dónde ir?: Menú > Personalización > Planning > Centro de notificaciones
Instrucciones:
- Acceder al apartado Centro de notificaciones.
- Activar o desactivar cada tipo de aviso disponible (por ejemplo: Actualización de las reservas, Reservas canceladas, Chats, Llamadas).
Nota: si esta configuración no se ha modificado previamente, todas las notificaciones permanecen activadas por defecto.
5. Gestión de varios plannings (Multiplanning)
Función: permite crear plannings independientes para espacios adicionales al alojamiento (por ejemplo, parking, spa o salas de reuniones), cada uno con sus propias categorías, tarifas y bloqueos.
Ojo: el Multiplanning solo está disponible para venta online a través del Motor de Reservas. No es compatible con el Channel Manager.
📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Alojamiento > Habitaciones y salas > Distribución
Instrucciones:
- Pulsar Añadir tipo de espacio e indicar su nombre.
- Asociarle sus categorías y su rack correspondiente.
- Acceder a Menú > Configuración > Alojamiento > Habitaciones y salas > Planning, seleccionar el nuevo espacio y definir si funcionará por días o por horas (ver punto 6).
Configuración compartida entre plannings
Comunes a todos los plannings La cuenta de usuario, las temporadas y precios especiales, los canales de venta y la mayor parte de la configuración del Motor de Reservas.
Independientes por planning El listado de precios, las tarifas propias de cada espacio y los bloqueos de habitaciones online.
No disponibles en plannings adicionales Los módulos de Mantenimiento y Gobernanta, exclusivos del planning de alojamiento.
Nota: ante cualquier duda sobre la disponibilidad de una función concreta en un planning adicional, se recomienda consultar el resto del manual o contactar con el gestor de cuenta.
6. Tipos de planning: por días o por horas
Función: determina si las reservas del planning se gestionan por noches completas o por franjas horarias, según el tipo de negocio.
Planning por días (opción predeterminada) Recomendado para hoteles o apartamentos.
Planning por horas Recomendado para espacios de uso dinámico, como salas de reuniones.
📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Alojamiento > Habitaciones y salas > Planning
Instrucciones:
- Seleccionar el planning que se desea configurar.
- Indicar si funcionará por días o por horas.
Ojo: el Channel Manager solo admite reservas por días. Configurar el planning por horas puede generar overbookings con las OTAs. El Motor de Reservas admite ambos formatos.
Periodos por día
Es posible definir cuántas reservas por día acepta el establecimiento (por defecto, 1). Al establecer un valor superior, el sistema muestra divisiones denominadas Periodo dentro de cada día.
Tarifa mostrada por defecto
El planning muestra la Tarifa Predeterminada en las celdas sin reservas.
Nota: una vez creadas las tarifas propias, es posible cambiar la que se muestra haciendo clic en el círculo situado junto a la tarifa deseada. El cambio se guarda automáticamente, sin necesidad de pulsar ningún botón adicional.
Ver también
- Rack de habitaciones — configuración y organización de las habitaciones previa a la gestión del planning.
- Temporadas y precios especiales — definición de tarifas por temporada, comunes a todos los plannings.
⬅️ Paso anterior: Rack
➡️ Siguiente paso: Temporadas y precios especiales