Configuración Hospedería Guardia Civil
Configuración Hospederías Guardia Civil
¿Qué es el registro de viajeros?
El registro de viajeros es un procedimiento que se debe llevar a cabo en todos los alojamientos turísticos en
España. u objetivo principal es proporcionar a las autoridades una lista actualizada de las personas que se
hospedan en estos lugares, junto con información básica como su identificación y las fechas en las que llegan y se
van. Es importante mencionar que este proceso solo se aplica a personas mayores de 14 años (anteriormente era a
partir de los 16 años).
El establecimiento tiene la responsabilidad de enviar los datos a las autoridades correspondientes dentro de las 24
horas siguientes a tu llegada o salida. Esta información es accesible para las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del
Estado, lo que les permite tener un registro de las personas que se encuentran hospedadas en alojamientos
turísticos en el país.
El documento principal en este proceso es el parte de viajeros, que recopila toda la información necesaria para el
registro. Es muy importante completarlo durante el proceso de check-in para cumplir con las reglas establecidas.
Una vez que se envía el formulario, el establecimiento debe guardar una copia ordenada del mismo durante al
menos 3 años. Esta copia puede ser en formato físico o digital, y se almacena en un libro-registro de viajeros que
debe contener entre 100 y 500 hojas.
¿Cómo registrar rápidamente a tus huéspedes con Avirato?
1. Check-in online: Agrega el comodín del Autocheckin (%AutoCheckIn%Realiza el check-
in%AutoCheckInEnd%) en tus plantillas de correo electrónico, mensajes de texto o WhatsApp y
automatízalas. De esta manera, enviarás automáticamente a tus huéspedes a la página web donde podrán
completar el check-in. Puedes ver un video explicativo en este enlace: [insertar enlace al video de YouTube:
https://www.youtube.com/watch?v=zwOdKKl1Pbo].
2. AviScan, lector de documentos de Avirato: Avirato cuenta con la herramienta AviScan, que te permite
registrar a tus huéspedes de manera sencilla. Podrás transferir directamente los datos del cliente a la reserva.
Desde la aplicación móvil o desde el software de Avirato, accede a la reserva y escanea el documento
utilizando tu teléfono móvil o una webcam. En el software, encontrarás esta opción en la sección de Reserva,
bajo Datos del cliente, haciendo clic en los tres puntos al lado del botón "Leer datos Tablet". Si utilizas la
app de Avirato, accede a la reserva, selecciona Registro de viajeros y añade al viajero escaneando el
documento.
3. Lectores de documentos externos: Avirato se integra con diferentes lectores de documentos como Gesvi,
Bancor, Delta, AccessIS, entre otros. Para configurar tu empresa con estos lectores, accede al menú de
configuración en Avirato y selecciona la opción de Integraciones Avirato y luego Lectores de documentos.
Con estas opciones de Avirato, podrás registrar a tus huéspedes de forma rápida y eficiente, ya sea a través del
check-in online, utilizando el lector de documentos AviScan o integrando lectores de documentos externos. Esto
agilizará el proceso de registro y mejorará la experiencia tanto para tus huéspedes como para ti como anfitrión.
¿Cómo automatizar el envío de los Partes de viajeros desde Avirato?
Una vez que ya sabes cómo registrar a tus huéspedes con Avirato y has dado de alta tu establecimiento en la
Hospedería correspondiente, debes solicitar a la hospedería la activación del envío automatizado de partes de
viajeros. Una vez que te hayan activado esta función, sigue los siguientes pasos:
Paso 1: Accede a la plataforma Avirato y ve al menú principal. Luego selecciona la opción "Configuración" y
busca la sección de "Integraciones Avirato". Dentro de esta sección, encontrarás la opción de "Partes de Viajeros".
Haz clic en ella para continuar.
En este punto, podrás configurar y gestionar el envío automatizado de los partes de viajeros desde Avirato,
asegurándote de cumplir con los requisitos y las especificaciones de la hospedería correspondiente.
A continuación, haz clic en Hospedería > configuración > Listado de Hospedería > Añadir hospedería
Al pulsar Añadir hospedería cargue los datos facilitados por la hospedería.
Tipo de Hospedería (Envio automático): Selecciona la hospedería a configurar para que los registros de viajeros
se envíen automáticos.
Si seleccionas No, podrás enviarlos de forma manual generando el fichero y subiéndolo directamente en la web
de la hospedería. Recuerda que tienes un plazo de 24h desde cada entrada de huéspedes en tu alojamiento para
hacerlo.
Nombre del establecimiento como les han dado de alta en la hospedería.
Usuario y contraseña, que debe coincidir siempre con los datos con los que acceden a la web de la hospedería.
Establecimientos que tienen varias cuentas de hospedería: Sí se puede automatizar el envío de partes a
distintas hospederías en función de cada categoría de alojamiento.
Si se trata de una cadena o agrupación hotelera puede marcar la opción “agrupación” y seleccionar la hospedería
a la que quiere que se envíen de forma automática todos los registros de los alojamientos asociados.
La casilla de "Predeterminada" se marcará cuando existan varios tipos de hospederías diferentes, de esta manera
al cargar una nueva categoría se asocia a esa hospedería.
Si sólo tenemos que configurar una hospedería no hay que marcarla.
Para finalizar “aplicar y guardar”.
Paso 2: Haga clic en la pestaña “Categorías”
Seleccionar el usuario de la hospedería, a continuación, haz clic en las categorías a las que corresponde ese
usuario y haga clic en Aplicar y guardar.
Paso 3: Inserte el texto legal de la hoja del parte de viajeros. Menú > Configuración > Integraciones Avirato >
Partes de Viajeros > Hoja Registro Viajeros.
¡Listo ya está configurado!
¿Cómo visualizar mis registros de viajeros?
Desde la pestaña de Hospedería > Registro de viajeros o desde CRM > Registro de viajeros. (Las dos opciones
son la misma vista).
Podrá ver el listado de registros de viajeros desde este apartado. Tiene dos opciones:
Mostrar únicamente viajeros no notificados en dependencias policiales: Estos registros todavía no se han
enviado.
Mostrar registros anteriores: Muestran los partes de viajeros anteriores a 24 horas del checkin.
Si desmarcamos las dos opciones nos aparecerán todos los partes de viajeros.
¿Dónde enviar el parte de entrada de viajeros?
El portal correcto para hacer el registro de los huéspedes depende de la ubicación de tu propiedad.
Si tu alojamiento está cerca de una comisaría, deberás hacer el registro de huéspedes en la Policía Nacional.
Por otro lado, si tu propiedad está más cerca de un cuartel de la Guardia Civil, lo más conveniente es generar el
parte de viajeros a través del sitio web 'Hospederías' de la Guardia Civil.
Si tu alojamiento se encuentra en Cataluña, deberás realizar el registro de huéspedes con los Mossos d'Esquadra.
Si estás en el País Vasco, debes hacerlo con la Ertzaintza.
Hospederías de la Guardia Civil
¿Cómo darse de alta en Hospederías de la Guardia Civil?
Si deseas darte de alta en Hospederías de la Guardia Civil para generar partes de viajeros, sigue estos sencillos
pasos:
Paso 1: Ingresa al sitio web de Hospederías y descarga el formulario de alta para establecimientos de hostelería.
Paso 2: Llena el formulario y preséntalo en el cuartel de la Guardia Civil más cercano a tu propiedad. Si no sabes
dónde está, puedes buscarlo en el índice de teléfonos y direcciones de la Guardia Civil. Explica que deseas activar
el envío automatizado de partes de viajeros y proporciona toda la información requerida.
Paso 3: Espera la resolución de tu solicitud. Una vez que sea aceptada, te proporcionarán los datos necesarios
para acceder al sistema, como el código del establecimiento, un nombre de usuario y una contraseña. Recuerda
que los procedimientos pueden variar según la ubicación y las regulaciones locales, por lo que es importante
seguir las instrucciones y requisitos específicos proporcionados por la autoridad competente para asegurar que tu
solicitud sea exitosa.
Para cualquier duda o incidencia respecto al uso del portal, la sección de Hospederías de Guardia Civil pone este
correo a tu disposición: hospederias@guardiacivil.es
¿Cómo cambio la contraseña de Hospederías de la Guardia Civil?
Para cambiar tu contraseña de Hospederías de la Guardia Civil deberás entrar a la página oficial de Hospederías
pinchando aquí y pulsando en "Entrar".
Una vez dentro pincha en "¿Ha olvidado su contraseña?
Deberás rellenar todos los campos correctamente:
Usuario: El código de establecimiento o código de usuario
Email actual: La dirección de correo electrónico que se proporcionó a la Guardia Civil el día del registro.
Código de seguridad: El código captcha de la imagen a la derecha
Seguidamente, pulsa en "Aceptar"
¡Recuerda! el enlace de ese email caduca en una hora, así que deberás hacerlo en la mayor
brevedad posible, si no, tendrás que repetir el proceso. Una vez que hayas cambiado tu contraseña
satisfactoriamente podrás volver Avirato, y modificarla en nuestro sistema para poder seguir
haciendo tus registros de viajeros.
Preguntas frecuentes
¿Existen requisitos de formato para el parte de viajeros?
Sí. El parte de viajeros deberá presentarse en formato A5 (la mitad de grande que un folio A4), salvo que se envíe
digitalmente.
¿Cuándo se tiene que enviar los partes de viajeros?
Los partes se envían a la hospedería durante en las 24 h del día de check in. En caso recibir los datos del viajero
con posterioridad a la fecha de check in, no se podrá enviar de forma automática, será necesario hacerlo de forma
manual desde la extranet de la hospedería.
¿Si me aparece error de envío a que se debe?
Los partes de viajeros se envían en bloques de información, cada bloque enviado será un parte de viajeros, pero si
dentro de este parte hay algún pasajero con algún datos incorrecto o incompleto, dará un error el envío, habrá que
corregir el dato incorrecto o incompleto desde la propia reserva (en el error que le mostrará la pantalla le detallará
que huésped y datos hay que corregir), y al volver al apartado de registro de viajeros, si ha desaparecido la
información es que se ha notificado correctamente a la hospedería. Si persiste la información como no enviada,
pueden pulsar a enviar parte, para forzar el envío.
En caso de algún otro error le abrirá la información con lo que deben rectificar y si está todo correcto le informa
de que se ha notificado correctamente.
¿Qué pasa si no registro a mis huéspedes?
Los establecimientos de hospedaje que no envíen el registro de viajeros a la Guardia Civil o lo hagan de forma
incompleta pueden enfrentarse a sanciones de entre 100 € y 600 €, en el caso de las infracciones leves, y de entre
601 € a 30.000 €, para aquellas de carácter grave.
Más allá de las multas, tampoco es en absoluto descartable el que la Agencia Tributaria decida iniciar la apertura
de diligencias contra ti, pues no comunicar los datos de los huéspedes es algo típico de los alojamientos turísticos
ilegales.
¿Quiero el modelo de parte de entrada de viajeros en inglés, alemán o francés. ¿Es posible?
El parte de entrada de viajeros es un documento destinado para la Administración, y en consecuencia podrá estar
tanto en castellano como en las lenguas cooficiales de sus respectivas comunidades autónomas (catalán, gallego o
vasco).
La normativa no menciona la posibilidad de enviar el parte de viajeros en otros idiomas. Por tanto, aunque no es
algo que está explícitamente prohibido, nuestra recomendación es que lo cumplimentes en cualquiera de las
lenguas oficiales y así te evites posibles problemas.