Facturación Configura tu facturación, genera y busca facturas, cargos predefinidos e informes de facturación. 1. Configuración inicial Lo imprescindible para poder facturar desde el primer día: diseño, emisor, impuestos, tarjetas, moneda y cargos predefinidos. Diseño de factura 1. Diseño de factura Avirato te da una plantilla de factura ya configurada, pero puedes personalizarla por completo: elige entre 10 plantillas gratuitas, sube tu propio fondo y logotipo, y ajusta qué información se muestra en cada documento. 📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Facturación > Facturación > Diseño de factura Imagen de fondo de factura Avirato incluye once fondos predefinidos; por defecto se aplica un fondo blanco con encabezado estándar. Puedes cambiarlo desde el desplegable, elegir "Sin imagen de fondo" o cargar uno personalizado con "Fondo personalizado". La imagen debe estar en formato JPG para verse e imprimirse correctamente. Logotipo Activa "Logotipo personalizado" para subir el logotipo de tu establecimiento. Se mostrará en la parte superior izquierda de la factura, salvo que cambies esa posición. DPI Impresión (Tamaño) Unidad de medida para la resolución de impresión; el valor recomendado depende de tu impresora. Moneda local Selecciona la moneda con la que vas a facturar. Mostrar moneda adicional Muestra el importe final también en una segunda moneda distinta a la local. Mostrar datos de facturación hotel Activa o desactiva la visualización de los datos de facturación configurados en tu factura. Mostrar nombre cliente Muestra u oculta el nombre del titular de la reserva. Mostrar ID reserva operador Muestra u oculta el identificador de la reserva del operador. Edición de facturas generadas Si activas "Permitir modificación de facturas", podrás editar un documento ya emitido. Si la dejas desactivada, una vez emitida la factura, factura serie 2 o abono, no se podrá editar. Mostrar cargos con impuestos incluidos Activa esta opción para ver los cargos con impuestos aplicados, o desactívala para mostrarlos sin impuestos. Texto adicional Incluye información fija en tus plantillas con dos campos: "Texto libre" (se muestra en el encabezado) y "Texto Factura" (se muestra en el pie). Márgenes Personaliza el espacio de cada elemento de tu factura de dos formas: introduciendo las coordenadas de los márgenes horizontales y verticales, o pulsando y arrastrando directamente los datos sobre la plantilla. Puedes seleccionar varios elementos a la vez manteniendo pulsada la tecla CTRL mientras haces clic con el ratón. Dato a tener en cuenta: para limitar cuántas líneas de cargos se muestran por hoja de factura, ve a Márgenes > Cargos y ajusta la cantidad que quieras mostrar por hoja. Ver también Facturación electrónica: ¿qué necesito según dónde esté mi negocio? — identifica qué normativa de facturación electrónica te aplica según tu país o territorio. ➡️ Siguiente paso: Datos del emisor y numeraciones Datos del emisor y numeraciones 1. Datos del emisor y numeraciones Desde aquí puedes dar de alta las empresas con las que facturas, completar sus datos fiscales y configurar cómo se numeran tus facturas, proformas, albaranes y abonos. 📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Facturación > Facturación > Datos de facturación Esta página agrupa varios bloques: 1.1 Crear una empresa emisora, 1.2 Modificar una empresa, 1.3 Eliminar una empresa y 1.4 Configurar la numeración y el formato de tus documentos. 1.1 Crear una empresa emisora Para poder emitir facturas desde Avirato, primero necesitas dar de alta al menos una empresa emisora. Paso 1: Pulsa el botón "Añadir", situado en la parte inferior de la pantalla. Paso 2: Escribe el nombre de la empresa en la ventana que se abre. Con esto ya se crea. Paso 3: Haz clic sobre la empresa recién creada y completa el resto de campos: "Nombre fiscal" "Identificación fiscal" "País facturación" "Ciudad facturación" "Dirección facturación" "Código postal facturación" "Email" "Web" "Teléfono" Paso 4: Pulsa "Guardar", en la esquina inferior derecha. [IMAGEN: formulario de alta de empresa con los campos fiscales] Dato a tener en cuenta: Puedes dar de alta tantas empresas emisoras como necesites: por ejemplo, si gestionas alojamientos de distintos propietarios y cada uno factura con su propio CIF. 1.2 Modificar una empresa Selecciona la empresa que quieras editar y actualiza los campos que necesites, incluida la dirección. También puedes modificar desde aquí las series de facturación de esa empresa en concreto. 1.3 Eliminar una empresa Selecciona la empresa que quieras eliminar y pulsa el botón "Eliminar", en la parte inferior de la pantalla. Por seguridad, el sistema te pedirá tu contraseña para confirmar la acción. Ojo: Una empresa eliminada no se puede recuperar, y se eliminarán también todas las facturas emitidas con ella. Asegúrate de que realmente quieres eliminarla antes de confirmar. 1.4 Configurar la numeración y el formato de tus documentos Cada empresa emisora tiene su propia serie de facturación y su propio formato de documento. Por defecto, Avirato tiene habilitados cuatro formatos: "Factura", "Proforma", "Albarán" y "Abono". También puedes activar una serie paralela llamada "Factura (serie 2)". Paso 1: En "Configuración del número", escribe el último número facturado para que tu próximo documento sea correlativo a partir de ahí. Paso 2: En "Configuración del formato", escribe una palabra fija y elige un formato de fecha en el desplegable; puedes colocar ambos a la derecha o a la izquierda del número de factura. Verás los cambios reflejados al instante en la parte derecha de la pantalla. [IMAGEN: panel de configuración de numeración y formato, con la vista previa a la derecha] Nota: cada tipo de documento (factura, proforma, albarán, abono, factura serie 2) puede tener su propia numeración y formato independientes. Ver también Factura rectificativa — cómo generar una factura rectificativa cuando necesitas corregir un documento ya emitido. ⬅️ Paso anterior: Diseño de factura ➡️ Siguiente paso: Impuestos predefinidos Impuestos predefinidos 1. Impuestos predefinidos Registra aquí los impuestos con los que trabaja tu establecimiento para poder seleccionarlos después al generar facturas y cargos. 📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Facturación > Facturación > Impuestos Impuestos activos Selecciona el impuesto que quieras añadir y pulsa el botón "Añadir impuesto". Puedes repetir el proceso para dar de alta todos los impuestos que necesites. Impuestos predeterminados Asigna un impuesto por defecto a los cargos de alojamiento y otro a tus extras, para que se apliquen automáticamente sin tener que seleccionarlos cada vez. Ver también Cargos predefinidos — configura servicios recurrentes con su impuesto ya asociado. ⬅️ Paso anterior: Datos del emisor y numeraciones ➡️ Siguiente paso: Tarjetas Tarjetas admitidas en el motor 1. Tarjetas admitidas en el motor Indica qué tarjetas bancarias acepta tu establecimiento. Esta configuración solo afecta a tu motor de reservas, no al PMS. 📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Facturación > Facturación > Tarjetas Avirato ofrece por defecto las siguientes tarjetas para que marques cuáles acepta tu establecimiento: American Express Diners Club Discover enRoute JCB Mastercard Visa Marca la casilla de cada tarjeta que tu establecimiento acepte. Ojo: no es posible dar de alta nuevas tarjetas de crédito o débito distintas a las que aparecen en este listado. Ver también Cobro presencial con Avirato Payments — cómo se procesan los cobros con tarjeta física en tu establecimiento. ⬅️ Paso anterior: Impuestos predefinidos ➡️ Siguiente paso: Moneda Moneda 1. Moneda Ajusta o modifica la conversión de las monedas de tu establecimiento, ya sea siguiendo el valor de mercado o aplicando tu propio criterio. 📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Facturación > Facturación > Moneda En este panel verás un listado con todas las monedas de los distintos países, cada una con un valor configurado en 0 por defecto. Ese valor 0 indica que la conversión se calcula automáticamente según el valor real de mercado del día. Si cambias ese valor por otro distinto de 0, la conversión de esa moneda se quedará fija en el importe que indiques, sin importar cómo varíe el mercado. Paso 1: Haz doble clic sobre la casilla de la moneda que quieras modificar. Paso 2: Sustituye el valor 0 por el valor de conversión que quieras aplicar. Dato a tener en cuenta: el valor que configures aquí se refleja tanto en tu motor de reservas como en el PMS. Ver también Métodos de pago del motor de reservas — cómo se configura la moneda que ve el huésped al reservar online. ⬅️ Paso anterior: Tarjetas admitidas en el motor ➡️ Siguiente paso: Cargos predefinidos Cargos predefinidos 1. Cargos predefinidos Crea los cargos que sueles aplicar en tu establecimiento para poder seleccionarlos después desde un desplegable al facturar, en lugar de escribir el concepto cada vez. 📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Facturación > Cargos predefinidos Esta página agrupa tres bloques: 1.1 Añadir un cargo predefinido, 1.2 Modificar un cargo predefinido y 1.3 Eliminar un cargo predefinido. 1.1 Añadir un cargo predefinido Paso 1: Rellena los campos situados en la parte inferior de la pantalla: "Nombre": el nombre del cargo o concepto que aparecerá en la factura. "Categoría": la categoría del cargo, para agruparlo después en la producción del establecimiento. "Descripción": una descripción del cargo. "Coste": el precio final, con impuestos incluidos. "Impuesto": el impuesto asociado a ese cargo predefinido. Paso 2: Pulsa el botón "+ Añadir" para crear el cargo. 1.2 Modificar un cargo predefinido Selecciona el cargo que quieras editar, modifica los valores que necesites y pulsa "Guardar" para almacenar los cambios. 1.3 Eliminar un cargo predefinido Selecciona el cargo que quieras eliminar y pulsa el botón "Eliminar". Ojo: un cargo predefinido eliminado no se puede recuperar. Ver también Facturación electrónica: ¿qué necesito según dónde esté mi negocio? — identifica qué normativa de facturación electrónica te aplica según tu país o territorio, el siguiente bloque de configuración. ⬅️ Paso anterior: Moneda 2. Facturación electrónica y normativas Identifica qué normativa de facturación electrónica te aplica según dónde esté tu negocio, y configúrala. Facturación electrónica: ¿qué necesito según dónde esté mi negocio? 1. Facturación electrónica: ¿qué necesito según dónde esté mi negocio? La facturación electrónica no funciona igual en todos los territorios: cada país, e incluso cada región dentro de España, tiene su propia normativa y su propio plazo de obligatoriedad. Esta página te ayuda a identificar qué te aplica a ti antes de entrar en el detalle técnico. 📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Facturación > Facturación > Tipo de EFactura Desde aquí seleccionas el tipo de facturación electrónica de tu establecimiento. Elige tu caso y ve directamente a su página: Mi negocio está en el País Vasco (España) Es obligatorio TicketBAI. Consulta la página TicketBAI. Mi negocio está en el resto de España Se aplica Veri*Factu. La entrada en vigor está prevista para primeros de 2027 (salvo cambios normativos), pero puedes configurarlo ya. Consulta la página Veri*Factu. Mi negocio está en Colombia La normativa la marca la DIAN. A día de hoy, la facturación electrónica se gestiona a través de Alegra o Siigo. Consulta la página Facturación electrónica en Colombia. Mi negocio está en Costa Rica Consulta la página Facturación electrónica en Costa Rica. Dato a tener en cuenta: si tu establecimiento no está en ninguno de estos territorios, de momento no necesitas configurar nada en este apartado. Ver también Cargos predefinidos — vuelve a la configuración inicial de tu facturación. TicketBAI 1. TicketBAI TicketBAI es la obligación de facturación electrónica vigente en el País Vasco, impulsada conjuntamente por las tres Diputaciones Forales y el Gobierno Vasco. Al activarlo, tus facturas se firman electrónicamente y quedan encadenadas entre sí (lo que impide su manipulación o borrado), y se les añade automáticamente un código QR. 📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Facturación > Facturación > TicketBAI 1.1 Qué necesitas antes de activarlo Para cumplir con TicketBAI necesitas un certificado electrónico (normalmente en formato .p12 o .pfx) que firme los archivos que se envían a Hacienda. Nota: puedes consultar más información sobre estos certificados en la web oficial de Euskadi.eus. 1.2 Activar TicketBAI en Avirato Paso 1: Activa la pestaña "TicketBAI", dentro del módulo de Facturación. Al hacerlo, el código QR se añadirá automáticamente al diseño de tu factura. Paso 2: Instala el certificado electrónico en cada ordenador desde el que vayas a generar facturas con Avirato. La configuración del certificado es local: debe estar guardado en cada equipo para que las facturas se notifiquen automáticamente a Hacienda. Ojo: en los ordenadores donde no esté instalado el certificado, Avirato genera la factura con normalidad, pero NO la notifica a Hacienda. Nota: no es obligación del software evitar huecos en la numeración de las facturas (esa responsabilidad es exclusiva del contribuyente); lo que sí hace cada fichero TicketBAI es identificar cuál fue la factura anterior emitida por el sistema. Ver también Veri*Factu — la normativa de facturación electrónica para el resto de España. Facturación electrónica en Colombia Facturación electrónica en Costa Rica ⬅️ Paso anterior: Facturación electrónica: ¿qué necesito según dónde esté mi negocio? ➡️ Siguiente paso: Generar una factura desde una reserva Veri*Factu 1. Veri*Factu Veri*Factu es la normativa de facturación electrónica incluida en la Ley Antifraude 11/2021, obligatoria para la mayoría de las empresas en España. Su objetivo es garantizar la trazabilidad, integridad y transparencia de las facturas emitidas mediante software. 1.1 ¿Cómo se adapta Avirato? Avirato está trabajando activamente para cumplir con todos los requisitos técnicos y legales de Veri*Factu, de modo que tu alojamiento esté preparado para su entrada en vigor. Cuando la funcionalidad esté disponible, se habilitará mediante una actualización gratuita. Encadenamiento de facturas Cada factura emitida queda vinculada a la anterior mediante un sistema criptográfico que impide su manipulación sin ser detectada. Código QR en cada factura Todas las facturas incluirán un QR legible que permitirá al receptor validar en tiempo real su autenticidad desde los servidores de la AEAT. Envío de datos a la AEAT Avirato enviará automáticamente los datos esenciales de las facturas a la Agencia Tributaria. Factura rectificativa En caso de errores, podrás emitir una factura rectificativa cumpliendo el proceso fiscal establecido. Soporte de certificados digitales Avirato está trabajando en la mejor forma de integrar certificados digitales válidos (de empresa o representante legal) para garantizar la comunicación segura con la AEAT. 1.2 Fechas clave 1 de enero de 2027 Entrada en vigor para empresas obligadas a presentar el Impuesto de Sociedades (S.L., S.A., etc.). 1 de julio de 2027 (fecha estimada) Aplicación obligatoria para autónomos y el resto de contribuyentes. Dato a tener en cuenta: si ya usas Avirato como tu software de gestión, no tendrás que cambiar de sistema. Te avisaremos en cuanto la funcionalidad esté disponible; hasta entonces, no necesitas hacer nada. 1.3 Cómo activar Veri*Factu cuando esté disponible Paso 1: Ve a Menú > Configuración > Facturación > Datos de Facturación > Datos del Emisor y revisa que todos los datos de tu emisor estén completos y actualizados. Recuerda que puedes tener varios emisores configurados; si lo necesitas, marca uno como predeterminado. Paso 2: Ve a Menú > Configuración > Facturación > Tipos de Facturación y selecciona la opción correspondiente a Veri*Factu. 1.4 Certificado digital para Veri*Factu Antes de activar Veri*Factu, es imprescindible tener tus datos correctamente configurados en Avirato y disponer de un certificado digital. Este certificado es obligatorio: permite que las facturas se notifiquen correctamente y que se genere el código QR oficial enviado a Veri*Factu. El certificado debe guardarse en una carpeta accesible desde todos los ordenadores donde se vayan a emitir facturas. ¿Dónde obtener el certificado digital? Puedes solicitarlo a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), el organismo emisor oficial, en tres pasos: Paso 1: Realiza la solicitud online desde la Sede Electrónica de la FNMT. Paso 2: Acredita tu identidad de forma presencial en una oficina de registro autorizada (Agencia Tributaria, Oficinas de Correos u otras entidades colaboradoras). Paso 3: Descarga el certificado en tu ordenador. Instálalo en el mismo equipo donde hiciste la solicitud, para evitar errores. 1.5 Registro y validación de cada factura Cada vez que se emite una factura, el Sistema Informático de Facturación (SIF) genera automáticamente un registro de facturación de alta, que garantiza la trazabilidad y el cumplimiento de la normativa. Este registro incluye, entre otros datos: número y serie de la factura, fecha de emisión, importe total, tipo de factura, identificación del sistema que la genera, y la fecha y hora exactas de creación. Además, el sistema añade una huella digital (hash) que garantiza que el documento no pueda modificarse sin dejar rastro. Al emitir una factura, el sistema valida automáticamente el documento de identidad del huésped: Huésped con nacionalidad española El sistema comprueba que la factura se emite con un DNI válido. Si el DNI no es correcto, la factura no podrá emitirse. Huésped extranjero El sistema comprueba que el documento sea válido según el país de origen: pasaporte, ID nacional o NIF internacional, según corresponda. Ojo: no se pueden emitir facturas a localizadores de reserva; siempre debe emitirse a un huésped identificado. 1.6 Verificar una factura en la Agencia Tributaria Puedes comprobar que una factura se ha enviado correctamente a Hacienda desde la web de verificación de la Agencia Tributaria. Ojo: esta página solo funciona si el certificado digital del emisor está instalado en el ordenador desde el que haces la consulta. Ver también TicketBAI — la normativa de facturación electrónica obligatoria en el País Vasco. Facturación electrónica en Colombia Facturación electrónica en Costa Rica ⬅️ Paso anterior: Facturación electrónica: ¿qué necesito según dónde esté mi negocio? ➡️ Siguiente paso: Generar una factura desde una reserva Facturación electrónica en Colombia 1. Facturación electrónica en Colombia La facturación electrónica es obligatoria en Colombia para la mayoría de empresas, incluidos los alojamientos turísticos, según la normativa de la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). 1.1 ¿Cuándo es obligatoria? La facturación electrónica aplica a: Empresas y personas jurídicas que presten servicios, incluidos los alojamientos turísticos. Personas naturales que cumplan ciertos topes de ingresos o condiciones establecidas por la DIAN. Establecimientos con RNT que desarrollen actividad económica formal. 1.2 Cómo lo gestiona Avirato A día de hoy, la facturación electrónica en Colombia se gestiona a través de una integración con Alegra o Siigo, dos plataformas ya certificadas como proveedores tecnológicos de la DIAN. El flujo de comunicación es el siguiente: tus facturas se generan en Avirato, se envían automáticamente a Alegra o Siigo, y desde ahí se valida y legaliza cada documento ante la DIAN (generando su Código CUFE). 📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Contabilidad > Alegra / Siigo Dato a tener en cuenta: Avirato proporciona la integración tecnológica, pero la contratación, licencia o suscripción con Alegra o Siigo corresponde exclusivamente a tu establecimiento. 1.3 ¿Qué es el Código CUFE? El CUFE (Código Único de Factura Electrónica) es el identificador único que la DIAN asigna a cada factura electrónica validada. Garantiza la autenticidad e integridad del documento y es obligatorio para que la factura tenga validez legal. 1.4 Conectar con Alegra Paso 1: Desde la extranet de Alegra, ve a Configuración > Integraciones > Integración manual API y copia tu email y tu API Token. Paso 2: En Avirato, pega ese email en el campo "Email" y el token en el campo "API Token". Paso 3: Desde la extranet de Alegra, ve a Configuración > Facturación > Numeraciones y elige la numeración que quieras usar. Copia su nombre en el campo correspondiente de Avirato. Ojo: es obligatorio tener una numeración electrónica activa y correctamente asociada a la DIAN desde Alegra. Sin ella, Avirato no podrá enviar tus facturas a la DIAN. Una vez completada la configuración, recuerda pulsar "Guardar". Qué documentos puedes enviar con Alegra: facturas y notas de crédito. Las cotizaciones estarán disponibles próximamente. Ojo: antes de generar una factura, la reserva debe tener el pago registrado. Si no está pagada, Alegra la mostrará como "Por cobrar". Nota: las notas de crédito solo pueden generarse desde el botón específico diseñado para esa función, no como una factura normal. Nota: Alegra no admite cargos en negativo dentro de una factura; para aplicar un descuento, usa el concepto "Descuento". Si Alegra detecta que una factura ha entrado como borrador, Avirato te mostrará un aviso automático para que lo revises. Desactivar la integración con Alegra: elimina los datos de la configuración en Avirato y pulsa "Guardar". Al no detectar datos, el sistema entenderá que la integración está desactivada. Dato a tener en cuenta: al darte de alta ante la DIAN, se te asigna un rango de numeración concreto (por ejemplo, de la factura 2000 a la 4500). Cuando ese rango se agota, debes solicitar uno nuevo directamente en Alegra. 1.5 Conectar con Siigo Paso 1: Accede a Siigo Nube y genera tus credenciales de conexión. Paso 2: En Avirato, ve a Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Contabilidad > Siigo e introduce esas credenciales. Paso 3: Configura el comprobante (número de factura y prefijo) desde Siigo: es Siigo quien se comunica directamente con la DIAN, de forma equivalente a como la AEAT funciona en España. Ojo: activa la casilla de numeración automática. Si no la activas, no se podrá enviar ninguna factura a Siigo. Nota: activa también la opción de incluir decimales, para evitar descuadres entre el total calculado en el PMS y el registrado en Siigo. Qué puedes enviar con Siigo: facturas y notas de crédito. Las cotizaciones estarán disponibles próximamente. Nota: las notas de crédito solo pueden generarse desde el botón específico diseñado para esa función. Desactivar la integración con Siigo: elimina los datos de la configuración en Avirato y pulsa "Guardar". 1.6 Automatización del proceso Tanto en Alegra como en Siigo puedes elegir cómo se procesan tus facturas: Automático La factura se valida y se envía a la DIAN sin intervención manual. Manual Revisas y envías cada factura tú mismo antes de que se valide. Ver también TicketBAI — la normativa de facturación electrónica obligatoria en el País Vasco. Veri*Factu — la normativa de facturación electrónica para el resto de España. Facturación electrónica en Costa Rica ⬅️ Paso anterior: Facturación electrónica: ¿qué necesito según dónde esté mi negocio? ➡️ Siguiente paso: Generar una factura desde una reserva Facturación electrónica en Costa Rica 1. Facturación electrónica en Costa Rica Cumplir con los lineamientos técnicos de comprobantes electrónicos de la Dirección General de Tributación (DGT) y el Ministerio de Hacienda es obligatorio para operar en Costa Rica. Configurando correctamente estos apartados en Avirato, tus facturas, tiquetes electrónicos y facturas rectificativas se procesarán sin contratiempos. 📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Facturación > Tipos de EFacturas 1.1 Usuario y contraseña API Genera tus credenciales de producción desde la plataforma TRIBU-CR (OVI), dentro del perfil del contribuyente. Paso 1: Ve a "Tico Factura", en la parte inferior izquierda de la página. Paso 2: Selecciona "Crear usuario" y elige la opción "No, voy a utilizar otro programa". Esto generará tu usuario y contraseña de producción API; también te llegarán por correo electrónico. En la misma plataforma puedes generar tu llave criptográfica (certificado digital), que requiere crear un PIN de 4 dígitos que actuará como clave privada para firmar tus documentos. Si ya tienes una llave criptográfica, la propia plataforma se encarga de revocarla para generar una nueva. Al generarla, se descarga como archivo .p12 o .pfx, que deberás subir a Avirato. Ojo: guarda estas credenciales (usuario, contraseña y llave criptográfica) en un lugar seguro. Nota: puedes consultar el proceso completo, con vídeo explicativo, en esta guía externa. 1.2 Código actividad, código establecimiento y código terminal Son datos obligatorios. Puedes consultarlos en el sistema ATV (Administración Tributaria Virtual del Ministerio de Hacienda), en la sección "Registro Único Tributario". Código Actividad: debe tener exactamente 6 caracteres. Código Establecimiento: 3 caracteres (por ejemplo, "001"). Código Terminal: 5 caracteres (por ejemplo, "00001"). Ojo: si alguno de estos códigos no respeta su longitud exacta, el sistema mostrará un error y no podrás completar la configuración. 1.3 Número de Registro Fiscal de Bebidas Alcohólicas Es el único campo que no es obligatorio de forma general. Sin embargo, si facturas productos con códigos CABYS de bebidas alcohólicas, este número pasa a ser obligatorio: si no está configurado, el sistema rechazará la factura. 1.4 Códigos CABYS Los códigos CABYS son la nomenclatura oficial de Costa Rica para identificar los productos y servicios que se comercializan. Cada emisor debe cargar en Avirato un archivo en formato .csv con estos códigos junto a su descripción. Dato a tener en cuenta: el concepto del cargo que incluyas en la factura debe ser lo más similar posible a la descripción definida en tu archivo CABYS, para que el sistema pueda asociarlo correctamente. 1.5 Diseño de factura Para que el diseño de tu factura cumpla con los requisitos de Costa Rica, el país de tu establecimiento debe estar configurado como Costa Rica: así se mostrarán juntos el tipo de documento, la clave y el consecutivo, además de la condición de venta (siempre "contado"), visible en observaciones. 1.6 Equivalencia de documentos entre Avirato y Costa Rica Factura Se corresponde con la Factura. Factura rectificativa Se corresponde con la Nota de Crédito. Factura simplificada Se corresponde con el Tiquete Electrónico. 1.7 Cómo se validan tus facturas Costa Rica usa un envío asíncrono, con dos validaciones: Primera validación (a nivel de XML) Se ve directamente en el PMS y puedes corregirla al momento; la factura solo se crea una vez superada. Algunos ejemplos de error: un IVA no válido, una factura emitida a un no contribuyente, o un cargo a 0. Segunda validación (por parte de la DGT) Una vez corregidos los errores anteriores, la factura se considera enviada a la DGT, pero todavía no aceptada. Si la DGT la rechaza, recibirás un correo (en la dirección configurada en Menú > Mi cuenta > Establecimiento) con el detalle del error y la factura afectada. Al pulsar de nuevo "Generar/Imprimir" o "Generar/Enviar" en Facturación y cargos, el sistema reenvía la factura corregida a la DGT. 1.8 Validación del documento del cliente Solo puedes emitir facturas a clientes inscritos en Hacienda. Si el cliente es de Costa Rica, el sistema valida que el formato de su documento sea compatible: 9 dígitos: Cédula Física 10 dígitos: Cédula Jurídica 11 o 12 dígitos: DIMEX Si el formato no coincide con ninguno de estos, el sistema lo trata como cliente extranjero. Ojo: a diferencia de España, en Costa Rica no se pueden emitir facturas a clientes no contribuyentes; si lo intentas, el sistema mostrará un error. 1.9 Valores negativos: qué no debes hacer nunca Costa Rica no admite valores negativos en ningún tipo de documento. Si se envía un importe negativo, el comprobante será rechazado. Aunque en el PMS los cargos de una factura rectificativa (nota de crédito) puedan mostrarse en negativo, en el XML siempre se envían como valores positivos: el sistema gestiona internamente el valor absoluto. Ojo: nunca introduzcas manualmente un cargo en negativo en una factura. Para anular o corregir un documento, usa siempre y exclusivamente el botón "Crear factura rectificativa": así el sistema gestiona los importes correctamente y evita que la DGT rechace el comprobante. 1.10 Tiquete electrónico Funciona como la factura simplificada en España: no incluye los datos del cliente al que se factura. Ver también TicketBAI — la normativa de facturación electrónica obligatoria en el País Vasco. Veri*Factu — la normativa de facturación electrónica para el resto de España. Facturación electrónica en Colombia ⬅️ Paso anterior: Facturación electrónica: ¿qué necesito según dónde esté mi negocio? ➡️ Siguiente paso: Generar una factura desde una reserva 3. Facturar en el día a día Genera, gestiona y corrige tus facturas en el día a día: desde una reserva, sin reserva, con anticipo, rectificativas, anulaciones y búsquedas. Generar una factura desde una reserva 1. Generar una factura desde una reserva Cada reserva tiene su propio módulo de facturación, donde gestionas cargos, pagos y generas el documento final. 📍 ¿Dónde ir?: dentro de la reserva, pestaña "Facturación y Cargos" 1.1 Añadir y gestionar cargos Puedes crear un cargo manualmente o seleccionarlo del desplegable "Concepto". Los cargos de ese desplegable deben crearse antes desde Cargos predefinidos. Haz doble clic sobre un cargo para ampliar su información: podrás ver la base imponible o aplicar un descuento. 1.2 Registrar el pago Cobra la reserva en su totalidad o de forma fraccionada. Indica la cantidad y la forma de pago en la parte inferior de la pantalla y pulsa "Añadir Pago". El color del símbolo € te indica el estado del pago: Rojo: no se ha realizado ningún pago. Amarillo: hay una parte del coste pendiente. Verde: todos los gastos de la reserva están abonados. Dato a tener en cuenta: los pagos realizados o eliminados aparecen en caja con la fecha en la que se efectúan, no con la fecha de la factura ni la de la reserva. Puedes consultar el histórico completo en la pestaña "Resumen de Pagos". 1.3 Organizar los cargos en varias hojas Si necesitas generar cargos separados, pulsa "+ Añadir hoja". Así puedes crear tantas facturas como necesites dentro de la misma reserva. 1.4 Decidir a quién facturar Dentro de "Facturación y Cargos", pulsa el botón con el icono de lupa para decidir a quién facturar. Por defecto se muestran los datos del titular de la reserva; desde ahí puedes completarlos, o cambiarlos a los de otro particular o a los de una empresa. 1.5 Añadir observaciones a la factura Añade cualquier información adicional en la pestaña "Observaciones". El texto que escribas ahí se mostrará en el documento generado. 1.6 Generar el documento Paso 1: Elige el tipo de documento: factura, proforma, albarán o abono. Selecciona también la hoja donde quieres ubicarlo. Paso 2: Pulsa "Generar/Imprimir Factura". El sistema le asignará automáticamente el número correlativo. Para enviarlo directamente por correo, pulsa "Generar/Enviar vía Mail". Necesitas tener guardado el email del cliente y el correo del establecimiento configurado en Mi cuenta > Ajustes > Integraciones Avirato. Nota: si necesitas asignar un número de factura manualmente en un caso puntual, haz clic derecho sobre el botón "Generar/Imprimir Factura" y selecciona "Numeración manual". 1.7 Modificar la fecha del documento Por defecto se usa la fecha actual. Para cambiarla, pulsa el icono de calendario y selecciona la fecha que quieras que aparezca en la factura. 1.8 Traspasar, anular o eliminar un cargo Para traspasar un cargo, pulsa el icono situado al final del cargo y elige entre traspaso básico (a otra hoja de la misma reserva) o traspaso avanzado (a otra reserva distinta). Los cargos traspasados se eliminan de la reserva inicial y se cargan en la reserva seleccionada. Para anular o eliminar un cargo, usa el icono de papelera situado al final del cargo: anular añade el importe en negativo (queda constancia en una nueva hoja), mientras que eliminar borra el cargo por completo sin dejar rastro. Nota: para el detalle completo de cómo se registran y consultan los traspasos de cargos, consulta el informe Traspaso de cargos. Ver también Facturas no asociadas a una reserva — factura sin necesidad de vincular los cargos a ninguna reserva. Informe de Cargos — consulta y audita todo lo que se ha cargado a tus reservas. ⬅️ Paso anterior: Facturación electrónica: ¿qué necesito según dónde esté mi negocio? ➡️ Siguiente paso: Facturas no asociadas a una reserva Facturas no asociadas a una reserva 1. Facturas no asociadas a una reserva Avirato te permite facturar de forma independiente, sin que los cargos estén asociados a ninguna reserva. Es útil, por ejemplo, para servicios sueltos que no forman parte de una estancia, como el alquiler de una sala de reuniones. 📍 ¿Dónde ir?: puedes acceder de dos formas: Mi cuenta > Nueva Factura, o Informes > Facturación > Añadir - Modificar Factura. Desde cualquiera de las dos opciones puedes crear una factura, proforma, albarán o abono de forma independiente, sin vincularlo a ninguna reserva. Ver también Añadir - Modificar Factura — el informe donde también puedes emitir o corregir facturas sin salir del área de Informes. ⬅️ Paso anterior: Generar una factura desde una reserva ➡️ Siguiente paso: Facturar con un anticipo Facturar con un anticipo 1. Facturar con un anticipo Cuando un huésped paga por adelantado, puedes facturar ese anticipo de forma independiente al resto de la reserva. La forma de hacerlo cambia según si añades el anticipo al crear la reserva o en una reserva que ya existe. 📍 ¿Dónde ir?: dentro de la reserva, pestañas "Datos cliente" y "Facturación y Cargos" 1.1 Anticipo en una reserva nueva Paso 1: Al dar de alta la reserva, ve a "Datos cliente > Pago > Anticipo" e indica la cantidad y el método de pago. Paso 2: Pulsa "Guardar Reserva". Paso 3: El sistema te preguntará "¿Desea facturar el anticipo?". Si respondes que sí, en "Facturación y Cargos" se crean automáticamente dos hojas: la Hoja 1, con el concepto "Anticipo de reserva" (lista para facturar en ese momento), y la Hoja 2, con el resto de cargos de la reserva ya con el anticipo descontado (para facturar cuando corresponda). 1.2 Anticipo en una reserva ya existente Si la reserva ya estaba guardada, el sistema no te preguntará automáticamente; tendrás que organizarlo tú mismo. Paso 1: Registra el pago desde "Datos cliente > Pago > Anticipo" (se refleja en "Anticipo" y en el método de pago), o desde "Facturación y Cargos" (se refleja solo en el método de pago). Paso 2: En "Facturación y Cargos", organiza dos hojas: en la Hoja 2, añade el importe del anticipo en positivo, registra el pago y genera la factura. En la Hoja 1, añade ese mismo importe en negativo (para descontarlo del total) y factura el resto cuando corresponda. Dato a tener en cuenta: estas dos hojas replican manualmente lo que, en una reserva nueva, se genera automáticamente al responder "Sí" a la pregunta sobre el anticipo. 1.3 Justificante de pago En "Datos cliente > Pago" hay un icono azul para generar un justificante de pago. Ojo: este documento no sustituye a la factura ni tiene valor fiscal o contable. Es solo un comprobante para el huésped, con la cantidad y el método de pago. Ver también Generar una factura desde una reserva — el resto de opciones para facturar los cargos de una reserva. ⬅️ Paso anterior: Facturas no asociadas a una reserva ➡️ Siguiente paso: Facturas rectificativas Facturas rectificativas 1. Facturas rectificativas Una factura rectificativa corrige o anula una factura ya emitida. Debe seguir su propia serie de numeración, indicar el motivo de la rectificación y el importe correspondiente. 📍 ¿Dónde ir?: dentro de la reserva, pestaña "Facturación y Cargos". Para configurar su numeración, consulta Datos del emisor y numeraciones. 1.1 Generar una factura rectificativa Paso 1: Pulsa "Añadir hoja", en la esquina inferior derecha. Paso 2: En el campo "Tipo", selecciona "Factura Rectificativa". Paso 3: Rellena el concepto e indica el importe como un cargo negativo (empezando por el carácter "-"). Paso 4: Pulsa "Generar/Imprimir Factura" para imprimirla o guardarla en PDF, o "Generar/Enviar vía Mail" para enviarla directamente al cliente. 1.2 Pasar cargos de una factura existente a una rectificativa Paso 1: En "Facturación y Cargos", pulsa el icono correspondiente en cada cargo que quieras incluir en la rectificativa. Paso 2: Cuando el sistema pregunte "¿Desea Postear/anular el cargo?", pulsa "Sí". Esos cargos pasarán automáticamente a una nueva hoja dentro de la misma reserva. Paso 3: Accede a esa nueva hoja y sigue los pasos del apartado anterior para generar la rectificativa. Ojo: la factura rectificativa debe emitirse a nombre del mismo cliente u operador que la factura original. Así, la factura en positivo y la rectificativa en negativo quedan asociadas al mismo cliente y el registro contable es correcto. 1.3 Facturar a un cliente sin reserva asociada Puedes seguir el mismo proceso sin vincularlo a ninguna reserva, desde Informes > Facturación > Añadir - Modificar Factura. 1.4 Enviar por email con más opciones Desde la pestaña "Búsqueda" (junto a Añadir - Modificar Factura), selecciona la factura y pulsa "Enviar Email": podrás adjuntar más documentos, añadir destinatarios y redactar el mensaje libremente. Ver también Generar una factura desde una reserva Facturación electrónica: ¿qué necesito según dónde esté mi negocio? — algunos territorios tienen normas específicas para las rectificativas. ⬅️ Paso anterior: Facturar con un anticipo ➡️ Siguiente paso: Eliminar o anular una factura Eliminar o anular una factura 1. Eliminar o anular una factura Avirato no permite borrar una factura ya emitida. En su lugar, puedes desasignarla. 📍 ¿Dónde ir?: dentro de la factura, icono situado entre el número de factura y el nombre del cliente. Paso 1: Accede a la factura en cuestión y pulsa ese icono. Paso 2: En la ventana emergente, pulsa "Desasignar nº Factura". Ojo: si el número de la factura desasignada no es el último de su serie, quedará un hueco en la numeración correlativa de tus facturas. Ver también Facturas rectificativas — si lo que necesitas es corregir el importe o el contenido de una factura, en lugar de eliminarla. ⬅️ Paso anterior: Facturas rectificativas ➡️ Siguiente paso: Buscar una factura Buscar una factura 1. Buscar una factura Para localizar cualquier factura ya generada en Avirato y reenviarla, imprimirla o exportarla, usa el buscador de facturas. 📍 ¿Dónde ir?: Informes > Facturación > Búsqueda Puedes filtrar por número de factura, fecha, CIF/NIF o nombre del cliente, importe, o tipo de habitación/sala. Desde ahí también puedes previsualizar el documento, reenviarlo por email, exportarlo o imprimirlo. Nota: para el detalle completo de todos los filtros y opciones disponibles, consulta el informe Búsqueda de facturas. Ver también Búsqueda de facturas — guía completa del informe, con todos los filtros y opciones de exportación. ⬅️ Paso anterior: Eliminar o anular una factura Solicitar un pago al huésped Hay  2 opciones dentro del Software de Avirato para solicitar pagos al huésped.  Opción 1: Solicitar desde Informe. Opción 2: Solicitar desde la ficha del huésped.  A continuación podrá visualizar y conocer ambas opciones. 1.Solicitar un pago desde Informes > Facturación > Solicitar pago  *esta acción no relaciona la solicitud con la reserva. Campos a completar: Titulo: Indicar en el mismo, los datos de la reserva. Concepto: breve descripción de la solicitud. Email:  destinatario de la solicitud. Validez: fecha hasta la cual estará vigente dicha solicitud.  Cantidad: importe solicitado.  2.Solicitar pago desde la ficha del cliente: Dentro de la reserva, debe dirigirse al modulo de facturación y cargos.  Esta opción pueda abarcar: el pago total y el pago parcial (por cantidad o porcentaje), además el huésped podrá fraccionar el pago entre las diferentes personas que incluye la reserva. IMPORTANTE: El importe es editable. Ejemplo: una reserva es por 300 euros, la misma tiene 250 € de alojamiento y extras por 50 €. El hotelero puede enviar una solicitud de pago por 250€ o por 50€ de los extras. O bien se podrá solicitar un porcentaje del monto total, por ejemplo, una primera solicitud del 25% y unas semanas antes de la reserva el 75% restante. ¿Cómo solicitar el pago? El envío se realizaría desde el módulo facturación y cargos de la ficha de la reserva, abajo a la derecha podremos ver el botón de solicitar pago Pasos a seguir:  1: Click en solicitar pago y mostramos aviso de solicitar pago 2: Elegimos el porcentaje a cobrar del importe pendiente. 3: Click en Generar El mismo establecimiento podrá elegir la opción que prefiera. *Esta solicitud es manual, no se puede automatizar. Al huésped le llegará un email para que pueda ingresar al link y realizar el pago, y tendrá la opción de dividir el mismo con los acompañantes de su reserva.  Es decir, cuando recibe la solicitud de pago, podrá pagar el 100% del importe solicitado o bien fraccionar el pago entre diferentes personas.  ¿Cómo visualizar las solicitudes de pago? En informe -> Facturación -> Solicitar Pago:  podemos ver los pagos solicitados y si estos son de alguna reserva podemos acceder a la misma. ¿Cómo saber que el pago se ha realizado? El establecimiento recibirá una notificación por email cuando el pago esté realizado por el total y por la cantidad seleccionada de un pago parcial. IMPORTANTE: Si el pago es fraccionado por el cliente, el establecimiento no recibirá notificación de que el pago está realizado hasta que el importe total sea liquidado.  El pago queda pendiente hasta que no se realice por el total y todos los pagos que involucren a la reserva se podrán ver en Resumen de pagos del módulo facturación y cargos de la propia reserva.  IMPORTANTE: Hay que tener en cuenta que este pago no se considera como anticipo. El pago queda pendiente hasta que no se realice por el total. ¿Funciona la solicitud de pago con todas las pasarelas de pago?  Esta implementación está preparada para todas las pasarelas de pago que tenemos activadas. (desde Motor de reservas – Método de pago)  *¿No ha encontrado lo que busca? Envíenos un correo electrónico con su sugerencia pinchando aquí.