Facturación y cobros Búsqueda de facturas La Búsqueda de facturas te permite localizar cualquier factura al instante y reenviarla, imprimirla o exportarla. Es la herramienta del día a día de recepción y administración cuando un cliente pide su factura. Cómo acceder Informes → Facturación → Búsqueda. Qué vas a ver Cliente, documento, tipo de factura, numeración, fecha e importe; vista previa y totales. Permite exportar, enviar por email, generar requerimiento, CSV, Excel e imprimir. Para qué te sirve como hotelero Encontrar rápido una factura y reenviarla mejora la atención al cliente y agiliza el trabajo administrativo. Evita búsquedas manuales, reduce errores y te da acceso inmediato a cualquier documento para reclamaciones, contabilidad o duplicados. Cómo optimizar tus ventas y procesos con este informe Localiza y reenvía facturas por email en segundos cuando el cliente lo pide, sin hacerle esperar. Filtra por emisor, CIF/NIF o cliente para reclamaciones o revisiones de un cliente concreto. Exporta a Excel/CSV para tu gestor o asesoría al cierre de mes. Usa el requerimiento para reclamar facturas pendientes de pago. Cómo usarlo paso a paso Filtra por emisor, número, fechas, CIF/NIF, cliente, importe, habitación o rack. Abre la vista previa de la factura. Envía por email, exporta o imprime lo que necesites. Qué facturas incluye la búsqueda La búsqueda tiene en cuenta las facturas generadas en cualquier estado de la reserva (activas, canceladas, eliminadas y no-show), así como las facturas de pasante. Ojo: si envías por email varias facturas seleccionadas a la vez, por defecto se enviarán todas a los destinatarios de cada titular de factura. Si necesitas hacer un envío puntual (por ejemplo, el envío trimestral a tu gestoría), elimina antes los destinatarios que se carguen automáticamente y añade solo la dirección de correo necesaria. Añadir - Modificar Factura Desde Añadir - Modificar Factura puedes emitir o corregir una factura sin salir del área de Informes. Es especialmente útil cuando necesitas facturar algo que no está ligado al alojamiento (por ejemplo, un huésped que solo utiliza una sala) o a un cliente sin reserva asociada: datos del cliente, conceptos, importes, impuestos, observaciones y resumen de cargos y pagos. Cómo acceder Informes → Facturación → Añadir - Modificar Factura. Qué vas a ver Editor completo de factura: cliente, conceptos, importes, impuestos, observaciones, resumen de cargos y de pagos. Para qué te sirve como hotelero Tener el editor de facturas dentro de Informes agiliza correcciones y emisiones puntuales sin cambiar de módulo. Es útil para resolver en el momento una factura mal emitida, añadir un concepto o ajustar impuestos, manteniendo el flujo de trabajo del hotel. Cómo optimizar tus ventas y procesos con este informe Corrige en el momento facturas con errores para no arrastrar problemas al cierre contable. Añade conceptos y extras a la factura para reflejar toda la venta de la estancia. Revisa el resumen de cargos y pagos antes de generar para cuadrar la factura con lo cobrado. Cómo usarlo paso a paso Selecciona la hoja/cliente y el tipo de factura. Añade o ajusta conceptos, importes e impuestos. Revisa el resumen de cargos y pagos. Genera o guarda la factura siguiendo el flujo habitual del hotel. Tipos de documento que puedes generar Desde aquí puedes emitir factura, factura serie 2, factura rectificativa, proforma, albarán o abono. Dato a tener en cuenta: este panel solo permite generar/imprimir el documento. Si necesitas enviarlo por email, primero genéralo aquí y después ve a Búsqueda de facturas para enviarlo desde ahí. Resumen de facturación El Resumen de facturación es el cierre contable del periodo con lectura inteligente: cuánto has facturado, cuánto has cobrado, qué te queda pendiente y un análisis IA que detecta riesgos de impago, huecos de facturación y concentración de clientes. Cómo acceder Informes → Facturación → Resumen. Subvistas: listado de facturas (con Resumen y análisis IA / Tabla), cargos por factura, pagos por reserva y tasa turística. Qué vas a ver Nº de facturas, total, base, impuestos, precio medio, cobrado, pendiente y % cobrado, con gráfico de facturación diaria. Panel de análisis IA: pendiente de cobro y riesgo, días sin facturación, clientes B2B y concentración, lead time de facturación, estacionalidad y tipo de factura dominante. Detalle de cargos y de pagos por forma de cobro; datos de tasa turística. Para qué te sirve como hotelero Es el informe de control financiero del periodo. Te dice si estás cobrando lo que facturas, dónde tienes riesgo de impago y si dependes demasiado de pocos clientes. El análisis IA te ahorra el trabajo de cruzar datos y te señala directamente qué revisar antes del cierre de mes. Cómo optimizar tus ventas y procesos con este informe Revisa el pendiente de cobro y el % cobrado antes de cerrar el mes: persigue lo pendiente a tiempo. Atiende las alertas de días sin facturación: pueden indicar un canal o proceso bloqueado que te está costando ventas. Vigila la concentración de clientes B2B: si un cliente pesa demasiado, diversifica para reducir riesgo. Usa la tasa turística para tus liquidaciones periódicas sin cálculos manuales. Compara facturación realizada vs. previsión para anticipar la caja de las próximas semanas. Cómo usarlo paso a paso Elige el rango de fechas y si quieres facturación realizada, previsión, ambas o proformas. Filtra por check-in/check-out y por categoría. Lee el panel de análisis IA para detectar pendientes y huecos. Usa la subvista de tasa turística para las liquidaciones. Cliente y Modelo 347 La vista Cliente muestra la facturación acumulada por cliente e incluye el Modelo 347, que prepara la declaración anual de operaciones con terceros por trimestres. Cómo acceder Informes → Facturación → Cliente (incluye selección por cliente y Modelo 347). Qué vas a ver Cliente, número de factura, documento, país, impuestos y total; en el 347, desglose por trimestres. Para qué te sirve como hotelero Ver la facturación acumulada por cliente es útil para negociar con empresas y agencias y para cumplir con Hacienda. El Modelo 347 sale prácticamente hecho, ahorrándote a ti y a tu asesoría horas de recopilación manual de operaciones superiores a los 3.005,06 €, el umbral legal que obliga a declarar a ese cliente. Cómo optimizar tus ventas y procesos con este informe Identifica tus mejores clientes por facturación para ofrecerles condiciones o tarifas preferentes. Filtra por importes superiores al umbral del 347 para preparar la declaración sin errores. Exporta el resultado para tu asesoría y agiliza el cierre fiscal. Cómo usarlo paso a paso Filtra por fechas e importes superiores o inferiores a 3.005,06 €, el umbral legal del 347. En el 347, selecciona el año y distingue series de facturación si procede. Exporta el resultado para administración o asesoría. Créditos clientes El informe de Créditos clientes reúne los importes pendientes a crédito (empresas, agencias, cuentas aplazadas) para que no se te olvide cobrar nada. Cómo acceder Informes → Facturación → Créditos Clientes. Qué vas a ver Cliente, origen de la reserva, factura, fecha del cargo, teléfono, email e importe a crédito. Para qué te sirve como hotelero El crédito a empresas y agencias es habitual, pero sin control se convierte en dinero que nunca cobras. Este informe te da la lista de todo lo aplazado con sus datos de contacto para hacer seguimiento, reclamar a tiempo y cerrar los créditos cuando cobras. Cómo optimizar tus ventas y procesos con este informe Haz seguimiento periódico de los créditos abiertos para reducir tu periodo medio de cobro. Agrupa por cliente para tener una visión consolidada de lo que te debe cada empresa. Usa los datos de contacto del informe para reclamar sin buscar en otro sitio. Cancela el crédito registrando la forma de pago en cuanto cobres para mantener el saldo real. Cómo usarlo paso a paso Filtra por fechas. Agrupa los cargos por cliente si quieres la visión consolidada. Cancela el crédito registrando la forma de pago cuando cobres. El campo "Origen Reserva" en reservas con operador propio Si tienes reservas dadas de alta manualmente con operadores propios y pagos a crédito, ten en cuenta este comportamiento: Si generas un documento (factura, proforma...) facturando al operador (y no al cliente), el campo "Origen Reserva" del informe se actualiza, pasando de "Cliente Hotel" al canal correspondiente. Si no generas ningún documento, el informe siempre mostrará "Cliente Hotel" en "Origen Reserva". Hoja de caja La Hoja de caja es el arqueo diario de recepción: totales por efectivo, tarjeta, transferencia, crédito, Avirato Payments y otros, con el efectivo acumulado en caja. Cómo acceder Informes → Facturación → Hoja de caja. Qué vas a ver Totales por forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, crédito, Avirato Payments, otros), suma de anticipos, resto de pagos y total; efectivo acumulado en caja. Para qué te sirve como hotelero Cuadrar la caja cada turno es control interno básico: detecta descuadres, previene errores y fraudes y te da trazabilidad de todos los cobros. La hoja de caja te ahorra sumas manuales y deja constancia del cierre de cada turno. Cómo optimizar tus ventas y procesos con este informe Haz el arqueo en cada cambio de turno para localizar descuadres cuanto antes. Pulsa Recalcular si ha habido movimientos recientes antes de cerrar. Cruza el efectivo real con el teórico del informe para detectar diferencias. Archiva la hoja al cerrar: es tu respaldo ante cualquier revisión. Cómo usarlo paso a paso Selecciona la fecha y la hora de cierre (debe ser una hora en punto, sin minutos): el informe mostrará los pagos recibidos durante las 24 horas siguientes a esa hora. Pulsa Recalcular si ha habido movimientos recientes. Añade pagos manuales si tu procedimiento lo contempla. Archiva la hoja al cerrar el turno. Registrar una retirada de efectivo El importe que ves en "Total efectivo acumulado en caja" es un acumulado histórico de todo el efectivo cobrado en el PMS: no se reinicia solo cada día. Para llevar el control día a día, debes registrar manualmente cada retirada de efectivo cuando hagas el arqueo o el cierre de turno. Para registrar una retirada, indica la cantidad en negativo y añade una breve descripción (por ejemplo, la hora del cierre o quién lo realiza). Nota: si trabajas con un fondo de caja fijo (por ejemplo, 250 €), al hacer la retirada diaria deja esa cantidad en el acumulado y retira el resto. Por ejemplo: si el acumulado indica 752 € y tu fondo de caja es de 250 €, el efectivo real del día son 502 €, así que la retirada debe ser de -502 €. La retirada solo muestra en la Hoja de caja el día, la hora y la cantidad retirada. Si necesitas ver también qué usuario la realizó, junto con el detalle de cada cobro (usuario, reserva, importe, fecha y hora), consulta el informe Histórico de pagos. ¿Dónde ir?: Informes → Facturación → Pagos → Histórico de pagos. Nota: si quieres diferenciar la caja de cada turno de trabajo, haz una retirada al cambiar de turno indicando la hora y el empleado en la descripción. Para saber cuánto se ha cobrado en cada turno, compara el acumulado a las 00:00 horas con el acumulado en el momento del cambio de turno: la diferencia es la caja de ese turno. Cargos El informe de Cargos audita todo lo que se ha cargado a las reservas y el mix de conceptos (alojamiento, minibar, extras…), con vista de listado y agrupada por tipo. Cómo acceder Informes → Facturación → Cargos (Listado y por Tipo). Qué vas a ver Reserva, cliente, check-in/out, estado, concepto, tipo, fecha y cantidad; vista agrupada por tipo de cargo con gráfico. Para qué te sirve como hotelero Saber qué se carga y por qué concepto te permite detectar errores, cargos duplicados u olvidados y entender de qué vive tu facturación (cuánto es alojamiento y cuánto valor añadido). Es una herramienta de control y también de análisis comercial. Cómo optimizar tus ventas y procesos con este informe Detecta cargos duplicados u olvidados antes de facturar para no perder ingresos ni molestar al cliente. Usa la vista por Tipo para ver qué porcentaje de tu producción es alojamiento y cuánto valor añadido (extras, restauración). Analiza la evolución del gasto extra por reserva para medir el éxito de tu upselling. Cruza con el informe de Extras para una visión completa de la venta adicional. Cómo usarlo paso a paso Filtra por fechas y elige si usas fecha de cargo o de factura. Revisa cargos dudosos o duplicados. Usa la vista por Tipo para analizar la producción por concepto. Traspaso de cargos El informe de Traspaso de cargos traza los cargos movidos entre reservas (por ejemplo, de una habitación a otra o a una cuenta madre de grupo o empresa). Cómo acceder Informes → Facturación → Traspaso de cargos. Qué vas a ver Procedencia, destino, fecha del cargo, fecha del traspaso y concepto. Para qué te sirve como hotelero En grupos y empresas es habitual mover cargos entre habitaciones o a una factura central. Este informe deja rastro de cada traspaso, lo que resuelve reclamaciones de facturación y te permite justificar por qué un cargo aparece en una cuenta y no en otra. Cómo optimizar tus ventas y procesos con este informe Revísalo ante reclamaciones de facturación para explicar dónde acabó cada cargo. Contrólalo en grupos y empresas con cuenta madre para cuadrar la facturación central. Úsalo como auditoría interna de movimientos de cargos entre reservas. Cómo usarlo paso a paso Selecciona el periodo. Revisa procedencia y destino de cada cargo traspasado. Úsalo para resolver reclamaciones o cuadrar cuentas de grupo. Incluir traspasos de reservas canceladas, eliminadas o no-show Activa la casilla "Mostrar Cancelaciones, Eliminadas y No Show" si quieres que el informe tenga en cuenta también los traspasos de cargos realizados en reservas que están en alguno de esos estados. Si la dejas desactivada, el informe solo mostrará los traspasos de reservas activas. Pagos El informe de Pagos controla cobros y abonos desde tres ángulos: estado de pagos (qué está cobrado y qué pendiente), histórico de pagos (auditoría de quién cobró qué) y pagos a proveedores. Cómo acceder Informes → Facturación → Pagos. Vistas: Estado de pagos, Histórico de pagos y Proveedores. Qué vas a ver Estado: cliente, habitación, check-in/out y desglose por efectivo, tarjeta, transferencia, crédito y Avirato Payments, con el total pendiente. Histórico: usuario, cliente, tipo, factura, fecha, tipo de abono, descripción e importe. Proveedores: proveedor, fecha, método e importe; alta de pago a proveedor. Para qué te sirve como hotelero Controlar los cobros pendientes es controlar tu caja. Este informe te dice cuánto te deben y por qué origen, te permite auditar quién registró cada cobro (control interno) y llevar también los pagos salientes a proveedores en un mismo sitio. Cómo optimizar tus ventas y procesos con este informe Filtra el pendiente por origen y persíguelo para reducir tu periodo medio de cobro. Usa el histórico como control interno: sabes quién registró cada cobro y cuándo. Registra los pagos a proveedores para tener una foto completa de entradas y salidas de caja. Detecta reservas con saldo pendiente antes de la salida para cobrar a tiempo. Cómo usarlo paso a paso En Estado de pagos, filtra el periodo y revisa pendientes por origen. En Histórico, audita quién registró cada cobro. En Proveedores, registra o consulta pagos salientes del periodo. Cosas importantes que debes saber Histórico de pagos: el selector de fechas filtra por la fecha en que se recibió el pago, independientemente de cuándo sea el check-in de la reserva. Proveedores: aquí puedes apuntar los pagos que haces a tus proveedores, pero ten en cuenta que ese apunte no resta de la Hoja de caja ni se refleja en ningún otro movimiento. Avirato no es un programa de contabilidad. Dato a tener en cuenta: si necesitas localizar los detalles de un pago con tarjeta cobrado a través de tu pasarela de pago (por ejemplo, para gestionar una devolución), puedes encontrarlos en "Estado de pagos" o "Histórico de pagos" y buscarlos después con esos datos directamente en la extranet de tu pasarela. Solicitar pago Con Solicitar pago pides anticipos o saldos pendientes de forma ordenada, enviando al huésped un enlace de pago por email. Es una herramienta directa para asegurar cobros y reducir no-shows. Cómo acceder Informes → Facturación → Solicitar pago. Qué vas a ver Título, concepto, email del huésped, cantidad solicitada y pagada, fecha y validez de cada solicitud enviada. Para qué te sirve como hotelero Solicitar el prepago o el anticipo por adelantado asegura ingresos, reduce cancelaciones y no-shows, y profesionaliza el cobro frente a pedir la tarjeta por teléfono. Con reservas online y empresas es la forma más limpia de garantizar la venta antes de la llegada. Cómo optimizar tus ventas y procesos con este informe Solicita prepago o anticipo en reservas de riesgo para reducir cancelaciones y no-shows. Envía la solicitud antes de la llegada para que la habitación quede garantizada. Úsalo con empresas y reservas online para cobrar de forma ordenada y con trazabilidad. Controla la validez de cada enlace para hacer seguimiento de lo no pagado. Cómo usarlo paso a paso Completa título, concepto, email del huésped y cantidad. Define la validez de la solicitud. Pulsa Añadir para enviar el enlace de pago. Haz seguimiento de cantidad solicitada frente a pagada. Diferencia entre solicitar el pago desde aquí o desde una reserva Ojo: las solicitudes de pago creadas desde este informe (Informes > Facturación > Solicitar pago) NO se vinculan automáticamente a ninguna reserva. Debes completar bien el campo "Concepto" para identificarla, y cuando recibas el pago, añadirlo tú manualmente a la reserva correspondiente. Si en cambio solicitas el pago desde dentro de la reserva, el pago sí se actualiza en ella automáticamente. Al recibir el enlace por email, el huésped puede pagar el importe completo o dividir el pago con otras personas, repartiendo el coste entre varios pagadores. Nota: al introducir la cantidad, separa los decimales con coma. Facturación a propietarios El informe de Facturación a propietarios liquida las comisiones de gestión a los propietarios en hoteles o apartamentos gestionados, calculando lo que corresponde a cada uno por periodo. Cómo acceder Informes → Facturación → Facturación a propietarios. Qué vas a ver Emisor y propietario, tipo de comisión (% o importe), concepto e impuesto; total a facturar. Para qué te sirve como hotelero Si gestionas propiedades de terceros, liquidar a los propietarios con transparencia y rapidez es clave para la relación y para tu propia facturación de comisiones. Este informe automatiza el cálculo, evita errores y genera la factura de gestión sin cuadrar comisiones a mano. Cómo optimizar tus ventas y procesos con este informe Automatiza la liquidación mensual a propietarios para ahorrar tiempo y evitar errores de comisión. Ofrece transparencia al propietario con el desglose de conceptos y comisiones. Ajusta el tipo de comisión por propietario según el contrato de gestión. Cómo usarlo paso a paso Para generar la factura de comisión de gestión a los propietarios desde el PMS: seleccionar el emisor de la factura y el propietario, indicar el rango de fechas y el tipo de comisión que quiero calcular. Este panel filtra por fecha de check in de la reserva y solo las que estén facturadas. Selecciona el emisor/establecimiento y el propietario. Define el periodo, el tipo de comisión y el concepto. Revisa el total a facturar. Pulsa Crear factura para generar el documento en caso necesario. -% total: todo concepto que esté facturado en las reservas como tipo: factura (no se incluyen proforma ni albarán) -% habitación: solo los cargos de habitación (no tiene en cuenta las extras) que estén facturados en las reservas como tipo: factura, factura rectificativa, abono y factura simplificada -tasa fija adicional: con este concepto podemos cobrar un porcentaje adicional por número de reservas gestionadas. Por ejemplo, gastos de limpieza Producción El informe de Producción analiza tus ingresos por concepto (alojamiento, pensiones, extras…), día a día o por categoría, para entender de qué vive realmente tu facturación. Cómo acceder Informes → Facturación → Producción. Qué vas a ver Producción diaria o por categoría: nº de cargos, precio medio y sumatorio por concepto; total producido. Para qué te sirve como hotelero La producción por concepto te dice cuánto de tu ingreso es alojamiento y cuánto valor añadido, y cómo evoluciona. Es un análisis operativo que ayuda a detectar caídas de upselling, medir el peso de la restauración y orientar acciones para subir el gasto medio. Cómo optimizar tus ventas y procesos con este informe Vigila la producción de extras y restauración: si cae, refuerza la venta adicional. Compara producción diaria para detectar días flojos y actuar sobre ellos. Analiza el peso de cada concepto para decidir dónde poner el foco comercial. Incluye o excluye impuestos y canceladas según necesites el dato para revenue o para contabilidad. Cómo usarlo paso a paso Elige fechas y el tipo de producción: diaria, facturación + previsión (a futuro) o facturación realizada. Decide si agrupas por categoría, incluyes impuestos o reservas canceladas. Compara conceptos para detectar subidas o bajadas de upselling. Fecha de cargo o fecha de factura En la producción realizada, puedes filtrar por fecha de cargo o por fecha de factura, ya que pueden no coincidir (por ejemplo, si facturas al check-in, al check-out, o según otro criterio de tu establecimiento). Usa el criterio que se ajuste a cómo trabajas para que los datos del informe cuadren con tu contabilidad. Modelo 179 El Modelo 179 prepara la declaración informativa de la cesión de uso de viviendas con fines turísticos, cuando aplica a tu establecimiento, con los datos de propietario y ubicación de cada espacio. Cómo acceder Informes → Facturación → Modelo 179. Qué vas a ver Datos de propietario, provincia, municipio y dirección de cada espacio, necesarios para la declaración; generación de fichero XML/exportación. Para qué te sirve como hotelero Para viviendas de uso turístico, el Modelo 179 es una obligación fiscal. Tenerlo integrado en Avirato te evita recopilar datos a mano y reduce el riesgo de errores en la declaración, generando el fichero listo para presentar junto con tu asesoría. Cómo optimizar tus ventas y procesos con este informe Completa los datos de propietario por espacio una vez y reutilízalos cada trimestre. Genera el fichero XML para la presentación sin recopilaciones manuales. Prepáralo en los plazos fiscales junto con tu asesoría para evitar sanciones. Cómo usarlo paso a paso Selecciona trimestre y año. Completa los datos de emisor y propietario por espacio. Guarda cada ficha y genera el fichero XML/exportación. Preséntalo en plazo junto con tu asesoría.