Mantenimiento
Opcional — organiza tu equipo de limpieza cuando lo necesites. No es necesario para empezar a vender.
Mantenimiento
¿Qué es el Sistema de Gobernanta?
El Sistema de Gobernanta de Avirato es un módulo diseñado para facilitar la operativa diaria de limpieza, mantenimiento y control del estado de las habitaciones y zonas del establecimiento. Permite a gobernantas, supervisores y personal de limpieza trabajar de forma coordinada, con información actualizada en tiempo real.
Configuración de Mantenimiento
Seguiremos los siguientes pasos:
- Crear los usuarios para departamento de limpieza/mantenimiento desde Menú > Configuración > Mi Cuenta > Usuarios y seguridad.
- Configurar en el PMS el apartado Mantenimiento desde Menú > Configuración > Alojamiento > Mantenimiento.
- Configurar la frecuencia de cambio de sábanas, toallas y amenities
- Activar si realizamos repaso en check in
- Asignar a cada usuario de limpieza creado un color, rol y distribución de su jornada
- Configurar los Amenities: crear todas las necesarias, indicando Stock total, Stock inicial, Coste de la unidad y a qué categoría/categorías se asignan.
- Desde el PMS en planning Gobernanta, se asignan las habitaciones a los usuarios de limpieza creados.
- Desde la APP Avirato se accede a los diferentes espacios para actualizar la limpieza y/o añadir información en caso de incidencias y observaciones.
Cómo crear usuarios
Desde Menú > Configuración > Mi Cuenta > Usuarios y Seguridad puedes crear tantos usuarios como necesites. Para el departamento de limpieza, aplica como mínimo los permisos de Acceso a Mantenimiento y Acceso a estado de habitación — sin estos dos, el usuario no podrá acceder a las habitaciones ni actualizar su estado tras la limpieza.
Configurar el apartado Mantenimiento — Pestaña Configuración
Desde Menú > Configuración > Alojamiento > Mantenimiento se accede al panel donde se configura todo, empezando por la pestaña Configuración.
En el primer bloque se indica cada cuántos días se realiza el cambio de sábanas, toallas y amenities, y si el establecimiento realiza repaso en check-in. Estos cambios se representan con un icono en el planning en vista Gobernanta (el repaso en check-in y la limpieza durante la estancia comparten icono).
Cuando está activado el repaso en check-in, el icono aparece todos los días del check-in en todas las reservas, para que quede marcado que hay que repasar la habitación antes de la llegada del huésped, independientemente de cuándo se limpió por última vez. También aparece los días que la reserva esté In House (salvo que ya se muestren los demás iconos de cambio), indicando que solo hay que repasar: hacer la cama, recoger, ventilar... sin cambiar sábanas, toallas ni amenities.
En el segundo bloque se seleccionan los usuarios para asignarles un color, un rol y distribuir su jornada.
Permisos y roles
Define qué puede ver y hacer cada tipo de usuario:
| Función | Público | Público no editable | Privado |
|---|---|---|---|
| Ver todos los espacios | ✔ | ✔ | Solo asignados |
| Modificar estado de habitación | ✔ | ✔ | Solo asignados |
| Crear incidencias | ✔ | ✔ | ✔ |
| Añadir Observaciones | ✔ | ✔ | ✔ |
Una vez estipulados los usuarios y su jornada, se asignan las habitaciones desde el planning en vista Gobernanta. Al pulsar sobre una habitación se abre una ventana con la fecha, el tiempo estimado de trabajo, un desplegable para asignar usuario y un campo de observaciones fijas de esa habitación. Junto al nombre del usuario se acumula, entre paréntesis, el tiempo de trabajo según las habitaciones asignadas.
En el tercer y cuarto bloque se estipula el tiempo de limpieza (completa y de repaso) por categoría, y se crean las zonas comunes con su propio tiempo de limpieza, en minutos.
El último bloque aplica un período de bloqueo tras el check-out: puedes bloquear, por categoría, los días siguientes a una salida para que esa unidad no esté disponible para la siguiente reserva. Es un bloqueo automático que se aplicará en el planning. Selecciona los días por categoría y pulsa "Guardar". Verás las estancias alargadas con un rayado que indica ese periodo de bloqueo.
Configurar las Amenities
Desde la pestaña de Amenities se crean y asocian por unidades a las categorías de alojamiento. Se especifica también:
- Tipo Amenities: ítem que se gasta en cada uso; el stock disminuye y hay que reponerlo (puedes llevar el control desde Informes > Mantenimiento > Amenities).
- Tipo Toallas y Sábanas: ítem que no se consume, se lava y reutiliza; el stock no disminuye con el uso.
Desde la pestaña de Categorías puedes filtrar por categoría y rack para ver qué amenities y cantidades tiene asociadas.
Guía de colores de los estados de limpieza
- Sucia: marrón claro
- En limpieza y Pendiente de revisión: lila / morado claro
- Limpia: azul clarito
- Disponible: verde
- En mantenimiento: anaranjado
- No molestar: rosa
- Fuera de servicio: rojo claro
- Otro estado: gris
Cómo actualizar el estado de una unidad alojativa
Desde la app móvil: accede a la unidad, pulsa "Cambiar" y selecciona el nuevo estado.
Desde el PMS:
- Planning / Gobernanta: pulsando sobre el estado de una unidad en el margen izquierdo, puedes actualizarlo directamente.
- Informes – Estado estancias: selecciona la unidad y, en la parte inferior izquierda, el nuevo estado; pulsa "Establecer". También permite abrir o cerrar la venta online por rack.
¡Importante! si el cambio de estado se hace desde la app o el planning, se refleja en Informes – Histórico. Si se hace desde Informes – Estado estancias, no se refleja ahí.
Gestión de incidencias
El personal de limpieza suele ser quien detecta primero una avería, así que puede reportarla directamente. Hay dos formas de crear una incidencia:
- Desde el PMS (Avisos): incidencias de tipo "Incidencia" o "Mantenimiento" (también avisos tipo despertador o mensaje), con título, mensaje y, opcionalmente, una alarma. Se pueden consultar, borrar o marcar como reparadas.
- Desde la app móvil (Gobernanta): accede al espacio, pestaña Incidencias, botón "Nueva Incidencia". Puedes añadir fotos desde la cámara o la galería (solo en versión web).
También puedes dejar "Observaciones de la habitación" (distintas de las observaciones de limpieza), que se crean solo desde el planning y se visualizan desde el planning y la app.
Informes relacionados
- Informes – Estado estancias: resumen del día con el estado de cada habitación y sus observaciones.
- Informes – Mantenimiento – Limpieza: por fecha, indica si toca cambio de sábanas, toallas o amenities.
- Informes – Mantenimiento – Mantenimiento: consulta y marca como reparadas las incidencias de mantenimiento.
- Informes – Mantenimiento – Amenities: panel de control del stock de amenities.
La mayoría se pueden exportar en Excel o imprimir en PDF, y puedes programar su envío automático desde Informes – Enviar Informes.
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