Otras integraciones
Personalización del Planning, contratos, AviScan, Mailchimp, estadística, Guest, notificaciones y acceso proxy.
- Personalizar el Planning
- Contratos
- AviScan
- Mailchimp
- Estadística
- Guest
- Centro de Notificaciones
- Añadir acceso proxy a AviratoPMS
Personalizar el Planning
Personalización PMS
Vaya a Configuración -> Personalización -> Planning
Desde este apartado podrá personalizar su planning, desde modificar el color de Avirato hasta el comportamiento en el mismo.
¡Importante! esta configuración es una configuración local, es decir, solo afecta al equipo donde se esté realizando dicha modificación.
1. Apariencia. 2. Comportamiento 3. Visualización.1. Apariencia
Por defecto Avirato trae el color en blanco, o «White Plain», pero tiene un segundo color el color Oscuro o «Ash Black» donde puede personalizar los plannings.
2. Comportamiento
Este es el comportamiento que realizará Avirato cuando se realicen dichas acciones.
- Mostrar planning tras guardar reserva. Habilitando esta opción cuando se guarde la reserva, en vez de permanecer en la misma, nos llevará al planning.
- Establecer automáticamente como sucias las habitaciones que se encuentren en «Check-In» por las noches. Por las noches las habitaciones en dicho estado se cambiaran automáticamente a sucia, independientemente del estado anterior de la habitación.
- Recolocar automáticamente las reservas en caso de necesidad. Avirato, para que no queden habitaciones fuera del planning, podrá realizar cambios en las habitaciones automáticamente activando esta opción para que no quede ninguna fuera de planning.
- Mostrar avisos emergentes cuando se realicen cambios externos en sus reservas. Mostrará una ventana emergente cuando se realicen cambios en las reservas activando esta opción.
- Permitir modificar las fechas de una reserva arrastrándola desde el planning. Por defecto Avirato, da la opción al pulsar la reserva de mover la reserva de manera solo vertical, es decir, modificando solo la habitación, si se activa esta opción también permitirá, modificarla de manera horizontal, es decir, modificando las fechas de la reserva.
3. Visualización del planning
Aquí se configura la visualización del planning de Avirato en su ordenador.
- Nº de días a mostrar en el planning. Tenemos dos opciones, que Avirato de manera automática establezca el nº de días a mostrar dependiendo de su pantalla, o escribiendo el nº de días que quiere visualizar.
- Tamaño de cada día. Posibilidad de dar el valor a las columnas que corresponden a cada día, como en el apartado anterior, lo puede dejar en Automático y Avirato mostrará la mejor elección.
- Recolocar automáticamente las reservas en caso de necesidad. Avirato, para que no queden habitaciones fuera del planning, podrá realizar cambios en las habitaciones automáticamente activando esta opción para que no quede ninguna fuera de planning.
- Altura de las habitaciones. Posibilidad de configurar el tamaño que tienen las habitaciones en el planning.
- Mostrar día de la semana. Con esta opción habilitada nos mostrará debajo del número de día el día de la semana al que corresponde.
- Mostrar Mes. Con esta opción habilitada el día 1 de cada mes, mostrará a que mes corresponde.
- Mostrar número de plantillas mail enviadas. Con esta opción habilitada en el planning aparecerá un sobre con un número el cual indicará las plantillas mail enviadas.
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Contratos
Contratos Clientes
Vaya a Menú -> Configuración -> Personalización > Contratos Clientes
Desde este apartado podrá agregar plantillas de contrato personalizadas para su establecimiento.
Puede imprimir un contrato personalizado con las variables de la reserva para la firma del cliente a la llegada a su establecimiento o como mera información de la reserva.
Desde este módulo podrá añadir tantos tipos de contratos como desee para que sean rellenados y guardados automáticamente con los datos del cliente.
El PMS sustituirá las siguientes palabras de su contrato con los datos del cliente. Para ello asegúrese de que introduce en sus contratos las palabras clave que más tarde serán sustituidas de forma automática.
Antes de empezar debe saber:
- La plantilla que se ha de crear tiene que ser guardada en formato .doc (Documento Word 1997-2003).
- No se olvide de cargarla en todos los ordenadores una vez esté guardada, dado que es una configuración local.
- Si agrega alguna, para que se visualice debe estar en las opciones de imagen «En línea con el texto».
Comodines disponbiles
| Valor | Comodín |
| Apellidos | $Apellido$ |
| Ciudad | $Ciudad$ |
| Dirección | $Direccion$ |
| $Email$ | |
| Fecha de cumpleaños | $FechaNacimiento$ |
| Fecha Entrada | $CheckIn$ |
| Fecha Salida | $CheckOut$ |
| Num Días | $NumDias$ |
| Núm. Documento | $Document$ |
| Num Reserva: | $IdReserva$ |
| Nombre | $Nombre$ |
| País | $Pais$ |
| Provincia | $Provincia$ |
| Régimen | $Regimen$ |
| Tarjeta Caducidad | $TBCad$ |
| Tarjeta CCV | $CVC$ |
| Tarjeta Número | $TBNumero$ |
| Tarjeta Tipo | $TBTipo$ |
| Teléfono | $Telefono$ |
| Fecha actual | $FechaActual$ |
| Categoría Habitación | $Categoria$ |
| Nombre de la Habitación | $HabName$ |
| Anticipo | $Anticipo$ |
| Coste Total | $Total$ |
| Nombre establecimiento | $NombreEst$ |
| Teléfono Establecimiento | $TelEst$ |
| Email Establecimiento | $EmailEst$ |
| Web Establecimiento | $Web$ |
| Dirección establecimiento | $DirecEst$ |
| Ciudad Establecimiento | $CiudadEst$ |
| País Establecimiento | $PaisEst$ |
| Provincia Establecimiento | $PovEst$ |
| CP Cliente | $CPCliente$ |
| CP Establecimiento | $CPEst$ |
| Nº Cuenta | $NumCCEst$ |
| CIF/NIF Establecimiento | $CifEst$ |
| Matrícula vehículo | $Matricula$ |
Para agregar la plantilla ya creada, simplemente debe pulsar sobre el botón 
para agregar la plantilla.
Aparecerá una ventana emergente donde deberá indicar la ruta en la cual se ubica el archivo en formato .doc.
Una vez seleccionada la ruta pulse en «Abrir» para cargar el documento. Cuando este se haya cargado, la plantilla se visualizará en el listado.
Para poder imprimir el contrato, es necesario acceder a una reserva y en ella aparecerá una ventana en el apartado de la izquierda llamada «Contratos» con un número. Este número representará el numero de plantillas cargadas en su equipo.
En caso de querer eliminar una plantilla que no se esté utilizando, bastará con seleccionar la plantilla que desee eliminar y pulsar sobre el botón 
.
¡Importante! es una configuración local del equipo, en caso de desearlo tener en otro equipo se tiene que agregar también la plantilla.
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AviScan
Avirato ofrece un montón de opciones inteligentes entre ellas su lector de documentos Aviscan incluido en la aplicación móvil o desde el inicio de sesión web de su PMS
Beneficios de contar con la herramienta de escaneo:
• Sincronizado con el PMS, ahorrando tiempo de carga manual.
• Habilitado para cualquier tipo de establecimiento hotelero (Hoteles, Hostales, Apartamentos, Camping, Casas Rurales, etc.)
¿Cómo utilizar el escáner propio de Avirato?
Inicie sesión en la App avirato
Ingrese a la reserva, y elija la opción de Registro de viajeros
Puede realizar el registro de 2 maneras:
• Automática: pulsando sobre el icono de la cámara, generar una foto del reverso del documento o donde se encuentre el código del documento. Y compartiéndolo con el sistema. (signo compartir/vincular). Refrescar la reserva para que parezca los datos del cliente y poder generar la firma.
• Manualmente: a través de añadir viajero. Insertando a continuación los datos de cada uno de los huéspedes. No hay que olvidar que el pasajero debe firmar cada uno de los ingresos para que pueda generarse el parte de viajeros correctamente.
Dispone de un listado de documentos que están habilitados para su lectura. Consulte Aquí
Mailchimp
Avirato pone a disposición de sus establecimientos, la plataforma de marketing MailChimp, quien agiliza el proceso de creación y envío de campañas por correo electrónico y automatizaciones.
Desde Nuestro módulo de Integraciones encontrara la pestaña para activar mailchimp indicando el Token que le otorga la propia plataforma.
¿ Como obtener el token en Mailchimp?
Ingrese a https://login.mailchimp.com/
En la pestaña de Buscar por Características BETA, indicar Api Keys
En el margen inferior izquierdo podrá crear una clave API que luego utilizaremos en el PMS de Avirato
el mismo sistema le solicitara indicar un nombre para la clave
La clave API que se genera es el Token que solicitaremos configurar en su PMS, a continuación podrá ver un ejemplo:
Una vez que tengamos el Token para generar el listado se deben dirigir al apartado de Newsletter para generar su nueva campaña.
Una vez generado el listado vamos a dar al botón de MailChimp para exportar la misma a la plataforma, nos solicitara un nombre indicamos el nombre de lista y asunto.
Dentro de MailChimp (módulo público) encontraremos la segmentación y listado que creamos en el CRM.
Importante a tener en cuenta:
-Los paquetes de contratación de mailchimp disponen de varios paquetes con un numero de listado definidos.
-Una vez utilizada una lista si la queremos volver a utilizar la misma se ira actualizando.
Estadística
Estadística
Vaya a Configuración -> Integraciones Avirato -> INE
Desde este apartado Avirato, enviará de forma semiautomática el registro de estadística mensual obligatorio al Instituto Nacional Estadística.
Las plataformas con las que el envío es compatible son los sistemas ARCE, EUSTAT e ISTAC.
Para poder realizar el envío se ha de rellenar los siguientes campos correspondientes que le facilitara el Instituto Nacional de Estadística al empiece de cada mes.
Los datos obligatorios son el Número de Orden, Dígito de Control, Tipo de Establecimiento, Categoría del establecimiento, correo electrónico, número de registro, personal no remunerado, personal remunerado fijo, personal remunerado eventual, periodo, días abiertos, y fechas del periodo.
IMPORTANTE:
Si tiene alguna habitación demás que no desee que cuente la estadística para el INE, debe pulsar sobre el botón 
, en el cual se nos abrirá una ventana emergente donde pulsaremos en la habitación que no deseamos enviar y modificaremos la letra «Si», por «No» y posteriormente daremos al botón Aceptar.
Una vez tengamos los datos, con pulsar el botón 
esto realizará el cálculo automáticamente y enviará al INE la encuesta.
Si por el contrario, desea verificar los datos antes de enviarlos, debe pulsar sobre el botón 
para visualizar los datos antes de enviarlos, y si están correctos, pulsar el botón .
¡Atención! el parte puede indicarle que no se ha enviado porque contiene errores, puede ponerse en contacto con nuestros expertos mediante el correo soporte@avirato.com o por teléfono en el 902 750 460.
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Guest
En Avirato creemos que la experiencia del huésped tiene que comenzar mucho antes de su llegada al establecimiento por medio de mensajería
A través de nuestro Editor Online para Guest, el establecimiento turístico podrá comenzar a construir una excelente relación con el huésped y de esta manera fidelizarlos.
¿Cómo configurarlo?
Se puede acceder al portal por 2 vías:
Desde el PMS: Menú> Integraciones > Guest > Editor Online
Desde Menú> Integraciones > Editor On line. Se redirigirá a la página de inicio de mailing, a continuación, ir al apartado de Guest.
En el aparatado mencionado, podemos visualizar el formato de la página principal que por default estará habilitada para crear su landing Guest en español e inglés. Pudiendo crear otros idiomas.
A continuación, se podrá comenzar a trabajar en la página editando la misma desde 
Avirato pone a disposición paginas prediseñadas para facilitar el trabajo de los establecimientos. Podrán editarlas para ir configurando su propia página de información.
Tendrán acceso a todos los “comodines” para trabajar la automatización de la información de cada reserva. Manteniendo la misma funcionalidad de Mailing.
En Guest se podrán generar 3 tipos de “redireccionamientos”, ya sea por botones o hipervínculos. Debe dirigirse a la sección 
¿Qué tipos de redireccionamiento se podrá elegir?
– Redireccionamiento a un enlace (URL externa)
En las opciones, seleccionaremos External Page para poder ingresar la URL a la cual queremos redirigirnos.
– Redireccionamiento a otra página creada dentro de Guest
Aquí aparecerán todas las páginas que tenemos creadas en Guest, incluida la misma página en la que estamos trabajando.
– Redireccionamiento o desplazamiento dentro de la misma página.
Significa que el huésped al elegir la opción se moverá a una parte específica de nuestra landing, previamente definida por un ID.
Aquí aparecerán todos los IDs que tengamos configurados.
*Si se trabaja sobre una página prediseñada, por default aparecen los IDs ya predefinidos.
A tener en cuenta:
• 7 días después del Check-out los huéspedes no podrán acceder al enlace de Guest enviado por el establecimiento.
• Si la reserva es cancelada o eliminada el huésped no podrá acceder al enlace.
• Las reservas No Show podrán visualizarlo hasta 7 días después de su fecha de reserva.
Centro de Notificaciones
Hemos añadido un nuevo icono en el topbar (menú superior) de la interfaz. Ahora verás un icono de campana que, al hacer clic, te abrirá el centro de notificaciones. Este centro te permitirá acceder rápidamente a tus avisos más recientes.
– Cuando el icono de la campana (ubicado en el topbar) se muestre en rojo, significa que tienes notificaciones sin leer en tu Centro de Notificaciones.El icono de la campana no solo cambia a color rojo para indicar notificaciones sin leer, sino que también se moverá ligeramente para captar tu atención y mostrarte que hay avisos pendientes.– Cuando el icono de la campana (ubicado en el topbar) se muestre en negro o blanco (dependiendo del lookAndFeel configurado), significa que no tienes notificaciones sin leer en tu Centro de Notificaciones.El Centro de Notificaciones se organiza en varias pestañas para facilitar la visualización y gestión de la información:
Todo: Esta vista consolidada muestra una combinación de Reservas, Chats, Llamadas y Tips.
Reservas:
- En este apartado se listan las reservas realizadas el día de hoy y las reservas canceladas en el día de hoy.
- Puedes buscar reservas por el nombre del huésped, estado o ID de reserva.
- Al hacer clic en cualquier reserva, ésta se abrirá para ver sus detalles.
- La sección no muestra un número total de reservas en el resumen, sino que indica solo si hay (N) notificaciones de reserva.
- Dispone de un botón para cargar reservas anteriores, el cual recupera datos en bloques de 12 horas, con un límite máximo de 72 horas hacia atrás. Este botón aparece cuando no hay reservas visibles, o al final del scroll si hay muchas reservas en pantalla (incluyendo las canceladas).
Chat:
Muestra los mensajes no leídos.
Al hacer clic en una notificación de chat, te dirigirá directamente a la conversación.
- Avisos:
- La funcionalidad de avisos que antes estaba en un menú habitual, ahora se integra en esta sección de notificaciones.
- Solo se muestra el número total de avisos pendientes. Al seleccionarlos, se abre el menú de avisos completo.
Llamadas:
Muestra las llamadas que se han solicitado, esta funcionalidad opera únicamente cuando el cliente tiene configurada una integración en la sección de «Identificador de llamadas».
Tips:
- Ofrece videos informativos.
- Al lado de cada vídeo, verás un símbolo azul. Este ícono te indica que el vídeo está sin ver o es nuevo para ti.
Novedades:
- Carga una vista con las últimas actualizaciones y mejoras del sistema.
Puedes personalizar qué tipos de notificaciones deseas recibir. Esta configuración se encuentra en la siguiente ruta:
Configuración → Personalización → Planning → Centro de notificaciones
Por defecto, si esta configuración no existe en el sistema, todas las notificaciones estarán activadas.
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Añadir acceso proxy a AviratoPMS
Acceder a Avirato a través de Proxy
En determinadas organizaciones necesitan darle un punto de seguridad a la red y todo el tráfico pasa antes por un ordenador que verifica lo que se hace, un proxy. En estos casos la aplicación de Avirato (y cualquier otra) no puede conectar sin configurar el mismo.
Para ello, hay que añadir dos líneas al fichero config.vhk que sita en la carpeta de instalación del programa.
En Windows encontrará el fichero a editar en la siguiente ruta:
C:/ > Avirato > Config.vhk
En Mac lo encontrará haciendo clic con el botón derecho en inspeccionar carpeta, y ahí dentro buscando este fichero.
Una vez abierto el fichero con cualquier editor de texto, sólo hay que añadir dos líneas al final del mismo:
ProxyURL= xxxxx
ProxyPort= yyyy
Donde xxxx es la dirección del proxy de la empresa e yyyy es su puerto.
*¿No ha encontrado lo que busca? Envíenos un correo electrónico con su sugerencia pinchando aquí.