Parte de viajeros

Qué es el parte de viajeros y cómo notificarlo a Hospedajes SES, Mossos d'Esquadra o la Ertzaintza según dónde esté tu alojamiento.

Introducción

Qué es el parte de viajeros, a quién aplica y a quién debes notificar según dónde esté tu alojamiento.

Introducción

Hospedería

Si gestionas un alojamiento turístico (hotel, hostal, vivienda de uso turístico, etc.), tienes la obligación legal de registrar a tus huéspedes y notificar sus datos a la autoridad correspondiente — es lo que se conoce como parte de viajeros. Esta obligación existe en varios países, aunque cada uno tiene su propia normativa y su propia autoridad. En España viene de la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana.

1. ¿A quién notifico según dónde esté mi alojamiento?

Cataluña
Notificas a los Mossos d'Esquadra.

País Vasco
Notificas a la Ertzaintza.

Resto de España
Notificas a Hospedajes SES, el sistema del Ministerio del Interior.

Nota: en los tres casos, una vez configurada de forma correcta tu hospedería, Avirato envía los partes de viajeros de forma automática.

Si tu alojamiento está fuera de España

Cada país tiene su propia normativa y su propia autoridad de notificación. Avirato ya tiene integración con:

Portugal
Notificas al SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras). Consulta SEF Portugal.

Andorra
Notificas al ROAT, el registro de alojamientos turísticos del Govern d'Andorra. Consulta ROAT Andorra.

Colombia
Notificas a los dos registros oficiales del país, TRA y SIRE. Consulta TRA y SIRE (Colombia).

2. ¿Cómo recojo los datos de mis huéspedes?

Check-in online
Tu huésped completa su registro antes de llegar, desde su móvil o su ordenador. Consulta cómo activarlo.

AviScan (lector de documentos OCR)
Escanea el DNI o pasaporte del huésped y traslada sus datos directamente a la ficha, sin teclearlos a mano.

3. Configuración general de hospederías

📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Hospederías e INE > Hospedería

Listado de hospederías
Añade la hospedería que corresponda a tu alojamiento y, dentro de ella, las categorías de habitación que quieres vincular a ese usuario, contraseña y número de parte.

Recomendación: si gestionas una cadena o varios establecimientos con distintas cuentas de hospedería, activa la opción "agrupación" para elegir a qué hospedería se envían automáticamente todos los registros asociados.

4. Consultar tus envíos

En la pestaña "Registro de viajeros" verás los viajeros notificados y no notificados. Por defecto solo se muestran los no notificados (por un error o por tratarse de una reserva futura) — para ver también los ya notificados, desactiva la casilla "Mostrar únicamente viajeros no notificados en dependencias policiales".

Desde ahí también puedes enviar viajeros manualmente con el botón "Enviar parte", o ver cuáles están pendientes.

Ver también

➡️ Siguiente paso: Hoja de registro de viajeros

Introducción

Hoja de registro de viajeros

La hoja de registro de viajeros es el documento que tu huésped firma para completar su registro. Puedes personalizar su texto legal y su formato de impresión.

📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Hospederías e INE > Hoja Registro de viajeros

Texto legal
Modifica el texto que aparecerá al final de la hoja, debajo de la fecha y la firma del huésped.

Tamaño de letra
Ajusta el tamaño con el que se muestra ese texto legal.

Ojo: para que la hoja de registro de viajeros se pueda imprimir, el campo de facturación debe tener el DNI o el CIF del huésped rellenado — no puede quedar en blanco.

Ver también

⬅️ Paso anterior: Hospedería

➡️ Siguiente paso: Hospedajes SES

Hospedajes SES

Hospedajes SES es el sistema del Ministerio del Interior para notificar el registro de viajeros. Se aplica a todo el territorio español excepto Cataluña y País Vasco, que tienen su propio sistema. Está en vigor desde 2023.

1. Darte de alta en el Ministerio del Interior

Paso 1: Accede a la sede electrónica
Entra en la sede electrónica del Ministerio del Interior y busca "Hospedajes y alquiler de vehículos".

Paso 2: Prepara tu certificado digital o DNIe
Necesitas tener instalado un certificado digital (o DNIe) y el programa de autofirma antes de empezar.

Paso 3: Rellena el formulario de registro
Completa primero los datos de tu entidad.

A continuación, añade los datos de tu inmueble o establecimiento — puedes añadir varios si gestionas más de uno.

Ojo: no olvides marcar la casilla "Envío de comunicaciones por servicio web". Sin ella, Avirato no podrá enviar tus partes de forma automática.

Nota: si se te olvidó marcarla al darte de alta, puedes activarla después desde "Mis datos registrados".

2. Consigue tus credenciales para Avirato

Tras darte de alta, el Ministerio te enviará un correo con tus datos de registro. Guárdalos bien — los necesitarás para configurar Avirato.

Código de arrendador
Identifica a tu entidad.

Código de establecimiento
Identifica tu alojamiento (uno distinto por cada uno que gestiones).

Usuario y contraseña
Para que Avirato pueda enviar los partes automáticamente.

Nota: si el correo no incluye el usuario y la contraseña del servicio web, entra en "Mis datos registrados" en la web del Ministerio para obtenerlos.

3. Configúralo en Avirato

📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Parte de viajeros > Añadir Hospedería

Paso 1: Selecciona el tipo de hospedería
Elige "Hospedajes SES" en el desplegable.

Paso 2: Completa los datos
Rellena el nombre del establecimiento, el código de arrendador, el código de establecimiento, el usuario y la contraseña con los datos que te haya enviado el Ministerio.

Dato a tener en cuenta: al activar esta modalidad, el formato de tu hoja de registro de viajeros cambia automáticamente a tamaño A4.

4. Datos obligatorios

Al confirmar la reserva (primer envío)
Datos básicos del titular y de la reserva: fechas de entrada y salida, forma de pago y dirección del alojamiento.

El día del check-in (segundo envío)
Los datos completos de cada viajero — mismo criterio por edades que en el resto de hospederías:

Adultos
Todos sus datos y firma.

Entre 14 y 18 años
Todos sus datos, incluido su documento de identidad, y el parentesco con la persona adulta que los acompaña.

Menores de 14 años
Solo sus datos (no necesitan documento de identidad) y el parentesco.

5. Cómo se envía

Envío automático
Si tienes el PMS abierto, Avirato envía los dos partes (el de la reserva y el del check-in) sin que tengas que hacer nada.

Envío manual
También puedes enviarlo tú desde la ficha de la reserva, desde el CRM (botón "Enviar parte"), o desde Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Parte de viajeros > Registro de viajeros.

6. Si recibes un aviso de error

Si el Ministerio detecta un error en tus datos, te llegará un correo con el lote afectado. Para corregirlo:

Paso 1: Entra en la plataforma
Accede a SES.HOSPEDAJES y haz clic en "Mis comunicaciones".

Paso 2: Busca el lote
En la pestaña "Lotes", introduce el código de lote que aparece en el asunto del correo (por ejemplo: "Detalle de las comunicaciones erróneas del lote...").

Paso 3: Corrige los datos
Los errores se corrigen directamente en la plataforma del Ministerio, no desde Avirato.

7. Preguntas frecuentes

¿Debo seguir guardando el parte de viajeros?
Sí, durante 3 años desde que termina la estancia.

¿Cuándo se envía el segundo parte?
El día de la llegada, a partir de la hora de check-in.

Nota: para cualquier duda sobre la normativa, puedes escribir a ses.normativa@interior.es o ses.hospedajes@interior.es.

Ver también

⬅️ Paso anterior: Hospedería

➡️ Siguiente paso: Check-in online

Ertzaintza

En el País Vasco, el registro de viajeros se envía a la Ertzaintza. El envío está automatizado desde Avirato, en cumplimiento del Real Decreto 933/2021.

1. Configuración

📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Parte de viajeros > Añadir Hospedería

Paso 1: Selecciona el tipo de hospedería
En el desplegable "Tipo de Hospedería (Envío Automático)", elige la opción "Ertzaintza 2".

Paso 2: Completa los datos del establecimiento
Rellena los campos "Nombre de establecimiento", "Código de arrendador" (tu CIF), "Código de establecimiento", "Usuario" y "Contraseña" con los datos que te haya facilitado la Ertzaintza.

Paso 3: Sube tu certificado digital
Selecciona el archivo de tu certificado digital y añade su contraseña. Es imprescindible para que el envío automático funcione — sin él, tendrás que generar los ficheros manualmente.

Paso 4: Asocia tus categorías
Selecciona las categorías de alojamiento que quieras vincular a esta hospedería y pulsa "Guardar".

[INSERTAR IMAGEN AQUÍ: pantalla de "Añadir Hospedería" con "Ertzaintza 2" seleccionado]

2. Cómo se envía

Con certificado digital
El primer envío se realiza automáticamente al confirmarse la reserva. El segundo se realiza en el momento del check-in, en cuanto se cumple su fecha y hora. Si guardas una reserva con el registro de viajeros ya completo y la hora del check-in ya ha pasado, también se envía en ese momento.

Sin certificado digital
Tendrás que generar el fichero manualmente desde Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Parte de viajeros > Registro de viajeros, descargarlo y subirlo tú mismo/a a la plataforma de la Ertzaintza.

Nota: solo se notifican las reservas en estado reserva, reserva confirmada, check-in y check-out. Las reservas bloqueadas, canceladas, eliminadas, no-show o de propietario no se envían.

3. Si tienes certificado digital pero el envío automático no funciona

Puede deberse a que la Ertzaintza todavía no ha autorizado tu certificado digital para el envío automático — en algunos casos esta autorización es automática, mientras que en otros hay que solicitarla.

Paso 1: Comprueba si es tu caso
Desde el ordenador donde tengas instalado el certificado digital, entra en esta página de la Ertzaintza y despliega el apartado "Servicio de comunicaciones para establecimientos hoteleros".

Paso 2: Comprueba el acceso
Haz clic en el icono de la tarjeta SIM. Si te da acceso a la extranet, tu certificado ya está autorizado. Si muestra un error, la Ertzaintza aún no lo ha confirmado.

Paso 3: Abre una incidencia si es necesario
Si el certificado no está autorizado, abre una incidencia directamente con la Ertzaintza desde este formulario, en la pestaña "Crear incidencia".

4. ¿Qué viajeros hay que registrar?

Adultos
Todos sus datos y firma.

Entre 14 y 18 años
Todos sus datos, incluido su documento de identidad, y el parentesco con la persona adulta que los acompaña.

Menores de 14 años
Solo sus datos (no necesitan documento de identidad) y el parentesco con la persona adulta que los acompaña.

Ver también

⬅️ Paso anterior: Hospedería
➡️ Siguiente paso: Check-in online

Mossos d'Esquadra

En Cataluña, el registro de viajeros se envía a los Mossos d'Esquadra. Desde el 31/01/2025 este envío se realiza de forma automática desde Avirato, con un funcionamiento muy similar al de Hospedajes SES y la Ertzaintza.

1. Configuración

📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Parte de viajeros > Añadir Hospedería

Paso 1: Selecciona el tipo de hospedería
En el desplegable "Tipo de Hospedería (Envío Automático)", elige la opción "Mossos d'Esquadra v2".

Paso 2: Completa los datos del establecimiento
Rellena los campos "Nombre establecimiento", "Usuario" y "Contraseña" con los datos que te haya facilitado la hospedería, y añade la dirección de tu alojamiento.

Paso 3: Asocia tus categorías
Selecciona las categorías de alojamiento que quieras vincular a esta hospedería y pulsa "Guardar".

[INSERTAR IMAGEN AQUÍ: pantalla de "Añadir Hospedería" con "Mossos d'Esquadra v2" seleccionado]

2. Datos obligatorios

Al confirmar la reserva (primer envío)
Nombre o razón social, apellidos, número de documento, fecha de nacimiento, email, teléfono, país y provincia/estado.

Nota: las modificaciones y cancelaciones de la reserva también se notifican automáticamente.

En el check-in online
Nombre, apellidos, número de documento, número de soporte (solo si es DNI o NIE), fecha de nacimiento, nacionalidad, email, teléfono, dirección, país, provincia/estado, ciudad, código postal y, si el viajero es menor de edad, el parentesco.

3. Cómo se envía

Envío automático
Si tienes el PMS abierto, el parte de viajeros se envía solo, sin que tengas que hacer nada.

Envío manual
También puedes enviarlo tú desde la ficha de la reserva (botón "Guardar reserva"), desde el CRM (botón "Enviar parte"), o desde Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Parte de viajeros > Registro de viajeros (botón "Enviar parte").

Ver también

⬅️ Paso anterior: Hospedería

➡️ Siguiente paso: Check-in online

SEF Portugal

Si tu alojamiento está en Portugal, Avirato envía el registro de viajeros directamente a la plataforma oficial portuguesa, en el formato que exige la autoridad.

***Dato a tener en cuenta:*** A diferencia del resto de hospederías, esta no requiere ninguna configuración por tu parte. En cuanto el país de tu alojamiento (en Mi cuenta > Establecimiento) está definido como Portugal, la opción aparece disponible automáticamente. No hace falta entrar en la pestaña "Configuración".

📍 ¿Dónde ir?: Integraciones Avirato > Parte de viajeros, pestaña Registro de viajeros. En la parte inferior aparece un botón para subir el archivo con los datos de tus huéspedes.

 

Ver también

⬅️ Paso anterior: Hospedería
➡️ Siguiente paso: Check-in online

ROAT Andorra

ROAT es el registro de alojamientos turísticos del Govern d'Andorra. Si tu alojamiento está en Andorra, Avirato se conecta por API con este registro y envía cada reserva en el momento de guardarla.

📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Integraciones Avirato > Parte de viajeros

Qué necesitas configurar

Client ID y Client Secret
Credenciales que te facilita el Govern d'Andorra para conectar tu cuenta.

Usuario y contraseña
Tus credenciales de acceso al registro ROAT.

Casilla "Activar"
Márcala para que el envío empiece a funcionar.

Código ROAT por habitación
Asigna el código correspondiente a cada categoría de habitación, en la tabla de esa misma pantalla.

***Ojo:*** Sin el código ROAT asignado a la habitación, esa reserva no se puede enviar. Antes de empezar la temporada, merece la pena revisar la tabla completa y comprobar que ninguna categoría se ha quedado sin código.

Ver también

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TRA y SIRE (Colombia)

Si tu alojamiento está en Colombia, Avirato se conecta con los dos registros oficiales de viajeros del país: TRA (Registro Nacional de Turismo) y SIRE. No son alternativos: si recibes huéspedes extranjeros, tienes que cumplir con los dos a la vez.

***Ojo:*** El envío automático de TRA y SIRE solo funciona con el PMS abierto en un ordenador. Si lo tienes cerrado, tendrás que entrar a la versión de escritorio de Avirato y enviarlo tú manualmente con el botón "Enviar parte".

1. Qué debes reportar y a quién

Para operar legalmente en Colombia, tu alojamiento necesita tener el Registro Nacional de Turismo (RNT) activo.

TRA
Todos los huéspedes alojados, nacionales y extranjeros, se reportan al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

SIRE
Solo los huéspedes extranjeros (nacionalidad distinta de colombiana) se reportan, además, a Migración Colombia. No sustituye al TRA: se hace en paralelo.

2. El panel de hospederías

📍 ¿Dónde ir?: Configuración > Integraciones Avirato > Parte de viajeros > Configuración

Desde este panel gestionas todas tus hospederías de Colombia (TRA y SIRE) y el resto de países:

Buscador
Encuentra una hospedería en concreto por su nombre.

Añadir hospedería
Da de alta una nueva hospedería (TRA o SIRE) y te abre el formulario de configuración.

Añadir / Quitar categorías
Asocia las categorías de habitación que quieres que reporten a cada hospedería. Una misma categoría puede estar asociada a más de una hospedería a la vez —por ejemplo, la categoría "Cuádruple" puede reportar tanto a TRA como a SIRE—; las categorías que no asocies a ninguna hospedería no generarán parte de viajeros.

Editar
Abre de nuevo el formulario de la hospedería para modificar sus datos.

Enviar parte
Envía los partes de viajeros que estén pendientes.

Eliminar hospedería / Guardar
Elimina la hospedería seleccionada, o guarda los cambios de categorías asociadas.

3. Configurar TRA

📍 ¿Dónde ir?: en el panel anterior, selecciona TRA Colombia en el desplegable.

Tu alojamiento debe estar dado de alta en Colombia; si no lo está, la opción de TRA no se puede activar. Configura tu RNT y tu Token, y asocia las categorías de habitación que correspondan.

Cómo solicitar el token

Solicítalo en pms.mincit.gov.co/token. Una vez que tengas el RNT y el token configurados, ya puedes empezar a usarlo.

Cómo funciona el envío

El parte de TRA se envía automáticamente a la hora de entrada de cada huésped, igual que el resto de hospederías —no hace falta cambiar el estado de la reserva a Check-in para que se dispare—.

En el CRM verás el estado de cada ocupante: "NO" si todavía no se ha enviado, "SI" si se ha enviado con éxito.

***Dato a tener en cuenta:*** Si el envío falla, pulsa "Enviar parte" manualmente: te mostrará el error exacto que devuelve la plataforma TRA, para que sepas qué corregir.

El botón "Generar Fichero" no está disponible para TRA
El resto de botones del CRM funcionan igual, adaptados a los datos colombianos.

4. Configurar SIRE

📍 ¿Dónde ir?: Configuración > Integraciones Avirato > Parte de viajeros — solo se puede activar si tu alojamiento está dado de alta en Colombia.

El usuario y la contraseña son los mismos que usas para entrar al portal oficial de Migración Colombia. También necesitas el código DANE de tu municipio, que puedes buscar en internet o descargar en listado desde la propia plataforma oficial.

Cómo funciona el envío

SIRE solo recibe los registros de huéspedes extranjeros —se considera extranjero a cualquier ocupante con nacionalidad distinta de la colombiana, sin importar su país de residencia—. El registro se envía tanto al Check-in como al Check-out.

***Dato a tener en cuenta:*** Para no confundirte, el CRM marca como "SI" a todos los ocupantes de la reserva, aunque los de nacionalidad colombiana no se hayan enviado realmente a SIRE (porque no les corresponde). Si tienes dudas de si un huésped en concreto se envió, revisa su nacionalidad: solo se reportan los extranjeros.

Con solo SIRE configurado, el estado del ocupante en el CRM es "NO" si no se ha enviado, o "SI" si se enviaron correctamente tanto la entrada como la salida.

***Recomendación:*** Si un envío falla, pulsa "Enviar parte" manualmente: SIRE devuelve el error exacto para que sepas qué corregir. Si lo prefieres, también puedes generar el fichero de SIRE desde el CRM y subirlo tú mismo, manualmente, en la plataforma oficial.

5. Cómo leer el estado cuando tienes las dos hospederías activas

Si un huésped tiene configuradas tanto TRA como SIRE a la vez, el estado en el CRM se lee así:

"NO"
No se ha enviado a ninguna de las dos.

"SI"
Se ha enviado correctamente a las dos.

"PARCIAL"
Una de las dos hospederías ha fallado. Para saber cuál, la forma más rápida es intentar un envío manual: el error detallado te dirá qué hospedería falló y por qué.

6. Validaciones a tener en cuenta

Colombia es el país con las comprobaciones más exigentes. Antes de enviar, revisa que cada viajero cumple:

Tipo de documento
Solo se admiten Pasaporte, Tarjeta de Identidad, Cédula de Ciudadanía y Cédula de Extranjería.

Formato del número de documento
El pasaporte admite letras y números; el resto de documentos, solo números.

Nombre y apellidos
Solo letras, sin guiones ni caracteres especiales.

Campos obligatorios
Tipo y número de documento, nombre, primer apellido, sexo, fecha de nacimiento y nacionalidad.

***Ojo:*** La mayoría de envíos rechazados en Colombia se deben a un documento con guiones o a un apellido con caracteres especiales. Merece la pena revisar la ficha del huésped antes de enviar el lote.

7. Pasarelas de pago en Colombia

En Colombia puedes cobrar con Stripe (con las limitaciones indicadas más abajo), Mercado Pago, PayPal, PayU y Place To Pay.

***Ojo:*** Stripe en Colombia solo está disponible en situaciones concretas y con limitaciones. Antes de configurarlo, confirma con Stripe las condiciones vigentes: la integración puede completarse con éxito y luego no permitir gestionar los pagos correctamente.

Ver también

⬅️ Paso anterior: Hospedería
➡️ Siguiente paso: Check-in online