07. Planning
1. Identifica las reservas por colores
PuedesEl elegirplanning utiliza un código de colores para mostrar el estado de cada reserva sin necesidad de abrirla.
Morado Casilla libre, disponible para crear una nueva reserva.
Azul clarito Reserva realizada por un propietario.
Rojo Habitación bloqueada, no disponible para la venta.
Amarillo Reserva en estado pendiente de confirmar.
Azul Reserva confirmada.
Verde turquesa El huésped ya ha realizado el check-in y se encuentra alojado.
Verde clarito El huésped ha realizado el check-out y la reserva está pagada.
Naranja El huésped ha realizado el check-out, pero la reserva está pendiente de pago.
Blanco Reserva marcada como no show.
📸 [Imagen lista para subir: 01-colores-planning.png — Vista general del planning mostrando varias reservas con distintos colores, a modo de leyenda visual]
2. Ordenar las habitaciones en el planning (Rack)
Función: permite modificar el orden en el que aparecen las habitaciones dentro del planning, adaptándolo a la organización del establecimiento.
📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Alojamiento > Habitaciones y salas > Rack
Instrucciones:
Nota: el sistema confirma el cambio mostrando un mensaje en pantalla. No es necesario pulsar ningún botón adicional para guardar.
📸 [Imagen lista para subir: 02-rack-arrastre.png — Captura del proceso de arrastre de una habitación dentro del Rack, mostrando el punto de origen y el de destino]
3. Personalización avanzada del planning
📍 ¿Dónde ir?: Menú > Personalización > Planning
Desde este apartado se ajustan tanto el aspecto visual del planning como su comportamiento operativo.
📸 [Imagen lista para subir: 03-personalizacion-panel.png — Panel de Personalización > Planning con las secciones Apariencia, Comportamiento, Visualización y Reserva]
Apariencia del planning
Función: permite adaptar el esquema de color y el tamaño del texto del planning a las preferencias visuales del usuario.
Instrucciones:
Notas en el planning
Función: permite añadir anotaciones sobre un día concreto del planning, útiles como recordatorio interno del equipo.
Instrucciones:
Nota: el día que contiene una nota queda marcado en color verde. Para consultar su contenido, basta con pasar el cursor por encima (o volver a pulsar en la versión móvil).
📸 [Imagen lista para subir: 04-notas-planning.png — Cuadro de edición de una nota del día, con el día correspondiente marcado en verde en el planning]
Reservas fuera del horario configurado
Función: destaca visualmente las reservas cuya hora de entrada o salida no coincide con el horario establecido en la categoría, evitando que pasen desapercibidas.
Nota: cuando la hora de check-in de una reserva es superior a 6 horas anterior a la hora configurada, la reserva se muestra acortada por la izquierda. Si la antelación es menor, la reserva mantiene su tamaño habitual.
📸 [Imagen lista para subir: 05-comparativa-horario.png — Comparativa entre una reserva con horario ajustado y otra desplazada por early check-in]
Confirmación de reservas
Función: determina cómo y cuándo se notifica al huésped que su reserva ha sido confirmada.
Instrucciones:
Ojo: para desactivar correctamente la confirmación automática, el PMS debe estar abierto en un único ordenador. Si permanece abierto en varios equipos simultáneamente, la desactivación puede no aplicarse.
Recolocación automática de habitaciones
Función: reubica automáticamente reservas dentro del planning cuando es necesario liberar espacio, optimizando la ocupación disponible.
Nota: esta función no afecta a reservas en estado check-in, check-out, bloqueo, reserva de propietario o no show. En este último caso, la nueva reserva se añade sobre la reserva no show, sin desplazarla; su reasignación debe realizarse manualmente.
Instrucciones:
Ojo: esta función solo está disponible en la versión de escritorio del PMS.
📸 [Imagen lista para subir: 06-recolocacion-aviso.png — Aviso emergente "Sus reservas han sido recolocadas, ¿desea revertir los cambios?"]
Visualización del planning
Función: permite ajustar cómo se muestra el planning en pantalla, sin afectar al contenido de las reservas.
Nº de días Cantidad de días mostrados en el planning.
Tamaño de cada día Ancho de cada columna de día.
Altura de las habitaciones Altura de cada fila de habitación.
Mostrar día de la semana y mes Muestra u oculta esta información en la cabecera del planning.
Nº de plantillas enviadas Número de plantillas de correo enviadas por reserva.
Previsualizar reserva Muestra un resumen de la reserva al situar el cursor sobre ella.
Previsualizar fotos de las categorías Muestra la foto de la categoría al pasar el cursor por encima.
Nota: esta configuración es común para todos los usuarios del equipo.
4. Centro de notificaciones
Función: centraliza en un único punto los avisos relacionados con reservas, chats, llamadas y novedades del sistema, evitando tener que revisarlos por separado.
📍 ¿Dónde ir?: icono con forma de campana, situado en la barra superior de la interfaz.
Nota: cuando el icono se muestra en rojo (con un ligero movimiento), indica que existen notificaciones sin leer. Cuando se muestra en negro o en blanco —según el esquema de color configurado—, no hay notificaciones pendientes.
📸 [Imagen lista para subir: 07-campana-estados.png — Icono de la campana en estado con notificaciones (rojo) y sin notificaciones (negro/blanco)]
El Centro de notificaciones se organiza en las siguientes pestañas:
Todo Vista conjunta de reservas, chats, llamadas y contenidos informativos.
Reservas Reservas nuevas y canceladas del día. Permite buscar por nombre del huésped, estado o número de reserva, y dispone de un botón para cargar reservas de horas anteriores, en bloques de 12 horas hasta un máximo de 72 horas.
Chat Mensajes sin leer del día en curso. Un clic marca el mensaje como leído; un segundo clic abre la reserva asociada.
Avisos Recordatorios internos del equipo, integrados dentro de este mismo centro.
Llamadas Llamadas recibidas. Requiere tener configurada una integración de identificador de llamadas.
Tips Vídeos informativos sobre el uso de la herramienta. Un indicador azul señala los contenidos no visualizados.
Novedades Resumen de las últimas actualizaciones incorporadas al sistema.
📸 [Imagen lista para subir: 08-panel-notificaciones.png — Panel del Centro de notificaciones abierto, mostrando las distintas pestañas laterales]
Configuración de notificaciones
Función: permite seleccionar qué tipos de notificación se desean recibir.
📍 ¿Dónde ir?: Menú > Personalización > Planning > Centro de notificaciones
Instrucciones:
Nota: si esta configuración no se ha modificado previamente, todas las notificaciones permanecen activadas por defecto.
📸 [Imagen lista para subir: 09-config-notificaciones.png — Listado de tipos de notificación con sus correspondientes casillas de activación]
5. Gestión de varios plannings (Multiplanning)
Función: permite crear plannings independientes para espacios adicionales al alojamiento (por ejemplo, parking, spa o salas de reuniones), cada uno con sus propias categorías, tarifas y bloqueos.
Ojo: el Multiplanning solo está disponible para venta online a través del Motor de Reservas. No es compatible con el Channel Manager.
📍 ¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Alojamiento > Habitaciones y salas > Distribución
Instrucciones:
📸 [Imagen lista para subir: 10-multiplanning-crear-espacio.png — Cuadro de creación de un nuevo tipo de espacio, con su nombre y confirmación]
Configuración compartida entre plannings
Comunes a todos los plannings La cuenta de usuario, las temporadas y precios especiales, los canales de venta y la mayor parte de la configuración del Motor de Reservas.
Independientes por planning El listado de precios, las tarifas propias de cada espacio y los bloqueos de habitaciones online.
No disponibles en plannings adicionales Los módulos de Mantenimiento y Gobernanta, exclusivos del planning de alojamiento.
Nota: ante cualquier duda sobre la disponibilidad de una función concreta en un planning adicional, se recomienda consultar el resto del manual o contactar con el gestor de cuenta.
6. Tipos de planning: por días o por horas
Función: determina si las reservas del planning se gestionan por noches completas o por franjas horarias, según cómoel trabajetipo tude negocio.
Planning por días (opción predeterminada): idealRecomendado para hoteles o apartamentos,apartamentos.
Planning por horas: divideRecomendado elpara día en intervalosespacios de 24uso horas,dinámico, ideal paracomo salas de reuniones o espacios con reservas más dinámicas.
📍
¡Importante!¿Dónde ir?: Menú > Configuración > Alojamiento > Habitaciones y salas > Planning
Instrucciones:
Ojo: el Channel Manager solo admite reservas por díasdías. —Configurar configurarel planning por horas puede generar overbookings con las OTAs. El Motor de Reservas sí admite ambos.ambos formatos.
📸 [INSERTAR IMAGEN AQUÍ: Desplegable de selección entre planning por días y planning por horas]
Periodos por día
TambiénEs puedesposible definir cuántas reservas por día acepta tuel establecimiento (por defecto, 1). SiAl ponesestablecer un valor mayor a 1,superior, el sistema mostrarámuestra divisiones llamadasdenominadas "Periodo"Periodo dentro delde cada día.
Tarifa mostrada por defecto
Por defecto, elEl planning muestra la Tarifa Predeterminada en las celdas sin reservas.
Nota: una vez creadas tuslas tarifas,tarifas propias, es posible cambiar la que se muestra haciendo clic en el círculo situado junto a la tarifa quedeseada. prefierasEl —cambio se guarda automáticamente, sin necesidad de unpulsar ningún botón "Guardar".adicional.
Ver también
Planning:Rackvistadegeneralhabitaciones —cómoconfiguraciónmoverteyeorganizacióninterpretardeellasPlanninghabitacionesdíaprevia adíala gestión del planning.Trucos de reservas y Planning— atajos útiles una vez lo tengas configurado
⬅️ Paso anterior: Rack
➡️ Siguiente paso: Temporadas y precios especiales — definición de tarifas por temporada, comunes a todos los plannings.
⬅ Paso anterior: 06. Rack ➡ Siguiente paso: 08. Temporadas y precios especiales