Habitaciones y salas

El apartado de Habitaciones y Salas en Avirato le permite configurar y administrar los espacios de su establecimiento, optimizando la gestión de su inventario. Ya sea un hotel, un conjunto de apartamentos o un complejo turístico, esta sección le brinda herramientas para organizar sus habitaciones y espacios, permitiendo la creación de múltiples plannings de reservas según las necesidades de su negocio.

Distribucción

El apartado de Distribución en Habitaciones y Salas le permite gestionar de manera detallada cómo están organizadas las habitaciones, espacios y categorías de su establecimiento. Esta funcionalidad es esencial para garantizar un control eficiente del inventario y una experiencia de reserva clara y ordenada tanto para usted como para sus huéspedes.

Niveles: La funcionalidad de Niveles en Avirato le permite organizar y estructurar su establecimiento en distintas zonas y/o subzonas, ideal para alojamientos con varias propiedades en diferentes ubicaciones. Esta herramienta es especialmente útil para crear una central de reservas, permitiendo una gestión eficiente y visualización clara de su planning.

Espacios: La funcionalidad de Espacios en Avirato permite configurar y gestionar diferentes tipos de plannings adaptados a las necesidades específicas de su negocio. Aunque el espacio predeterminado "Alojamiento" está sincronizado con herramientas como el Channel Manager y el motor de reservas, puede crear otros plannings para gestionar internamente espacios adicionales como parking, balnearios, eventos, taquillas, entre otros.

Rack

El rack es una vista estructurada que organiza las habitaciones o espacios disponibles en su establecimiento. Desde está opción si usted tiene diferentes ubicaciones podrá añadir las direcciones detalladas para enviar comunicaciones a sus huéspedes. También para el caso de gestores que trabajen con propietarios, aparecerá la opción Propietario para que seleccione el rack según el propietario.

Planning

La funcionalidad de esta opción le permite configurar su reserva en días o por horas según el espacio seleccionado. También podrá configurar la tarifa que quiere ver en su planning según pase el ratón por encima de los días.

Opciones Disponibles

Activar Modo Cadena.
Crear Niveles (Zonas y Subzonas).
Eliminar Niveles.
Habilitar/Deshabilitar Venta Online por Zonas.
Mostrar/Ocultar Zonas en el Motor de Reservas.
Creación y gestión de Espacios.

1. Activar Modo Cadena

Para habilitar el Modo Cadena, siga estos pasos:

Acceda a Menú -> Configuración -> Mi cuenta -> Establecimiento.
En el tipo de establecimiento, seleccione la opción Modo Cadena.

Una vez activado, podrá acceder a Habitaciones y Salas para configurar su central de reservas.

Esta herramienta le permitirá diferenciar sus propiedades por zonas, subzonas y servicios específicos, proporcionando mayor flexibilidad y control. Si desea obtener el enlace de la central de reservas deberá incluir el código web de su cuenta en el siguiente enlace: https://booking.avirato.com/zones/CÓDIGOWEB

2. Crear Niveles (Zonas y Subzonas)

Para añadir un nuevo nivel, como una zona o subzona:

En el apartado Habitaciones y Salas, arrastre el componente "Añadir Nivel" al lugar deseado dentro de la jerarquía.
Configure las características de cada nivel, como nombre, geolocalización, o cualquier detalle relevante para su planificación.

Ejemplo:

Una cadena con propiedades en diferentes ciudades puede organizar sus niveles como:
- Zona: "Madrid".
- Subzonas: "Centro", "Periferia".

3. Eliminar Niveles

Si necesita eliminar una zona o nivel:

Seleccione el nivel que desea eliminar.
Haga clic en la opción "Eliminar Nivel".

Nota Importante:

Asegúrese de que no existan reservas activas o datos vinculados al nivel antes de eliminarlo.

4. Habilitar/Deshabilitar Venta Online por Zonas

Dentro de cada nivel, puede decidir si estará disponible para venta online:

Acceda al nivel correspondiente.
Active o desactive la opción "Mostrar en la central de reservas" según sus necesidades.

¡Importante!

Esta configuración afecta únicamente a la central de reservas.
Las zonas deshabilitadas no aparecerán como opción de reserva en línea para los huéspedes.

5. Acceso a la Configuración de Habitaciones y salas

Vaya a Menú -> Configuración -> Habitaciones y Salas.
En este apartado podrá configurar:
- Las categorías de habitaciones o espacios.
- La distribución de unidades alojativas en el rack.
- La asignación de características y capacidades específicas a cada unidad.

1. Crear Categorías de Habitaciones o Espacios

Las categorías permiten organizar sus habitaciones o espacios según sus características comunes. Esto facilita la gestión y presentación de opciones en el motor de reservas.

Pasos para crear una categoría:

Haga clic en "Añadir Categoría".
Introduzca el nombre de la categoría (por ejemplo, "Habitación Doble", "Suite", "Sala de Conferencias") y tipo de unidad para que se muestre en el Motor de reservas.
Fotos: Suba imágenes representativas para mostrar en el motor de reservas. El tamaño óptimo para que sus imágenes tengan una mejor visualización es de 780 x 400px. El tamaño máximo de subida es de 1220Kb. Haga clic para ver un vídeo de ¿Cómo subir imágenes al motor de reservas?
Descripción: Agregue una descripción completa de su categoría. Podrá usar la opción Mejorar textos con IA.
Emisor: Selecciona el emisor para sus facturas. Para dar de alta emisores vaya a Menú, Configuración, Facturación.
Ubicación:

Avirato ofrece la opción de Zonas para las cadenas hoteleras y para centrales de reservas, poder filtrar los hoteles por zonas y ver la disponibilidad en tiempo real. En el apartado de zonas podrá asignar las zonas del establecimiento. Está opción de ubicación solo está disponible Si desde Mi cuenta > Establecimiento, usted selecciono la opción Apartamento, casas, villas o camping. Con está opción también podrá añadir su ubicación exacta, nº de piso, etc desde Rack > Direcciones, para que envíe su dirección exacta.
Configure los siguientes detalles desde Información adicional:
- Capacidad: Número de personas que puede alojar.
  -Capacidad estándar: Ocupación habitual para la tarifa base.
  
  -Capacidad Máxima: Delimita el número máximo de ocupantes para cada tipo de categoría.
  
  -Capacidad Máxima de adultos: Delimita el número máximo de adultos ocupantes para cada tipo de categoría.
- Servicios: Añada comodidades como aire acondicionado, vistas al mar, jacuzzi, etc. Haga clic en Añadir Servicio.
- Personalizar servicio según su imagen corporativa. Añada Servicio y a continuación cree un nuevo servicio y la categoría del servicio para ordenarlo.
- Disposición:
  
  En este apartado se han de configurar las distintas opciones, están aparecerán exclusivamente en su Motor de reservas.
- Hora de Check out y Check in:
  
  En este apartado podrá configurar la hora de entrada y hora de salida por cada categoría. Esta configuración luego podrá ser visible cuando cree una reserva de esa categoría donde la hora de entrada y de salida saldrá por defecto las seleccionadas en este campo, y mediante los mails automatizados con los comodines %HoraCheckIn% para mostrar la hora a partir de la cual puede realizar la Entrada y el comodín %HoraCheckOut% para configurarlo como hora máxima de salida por cada categoría.

Nota: La información de sus propiedades tanto, nombre, capacidad, descripción e imágenes aparecerán publicadas en su Motor de reservas.

2. Configuración del Rack

El rack es una vista estructurada que organiza las habitaciones o espacios disponibles en su establecimiento.

Pasos para configurar el rack:

Seleccione la categoría a la que pertenece la habitación o espacio.
Asigne un nombre o número identificador a la unidad (por ejemplo, "101", "102", "Sala A").
Indique su dirección dentro del establecimiento, si corresponde (por ejemplo, "Edificio A", "Planta 2").
Propietario: Si usted gestiona propietarios asigne el rack al propietario.

2.1. Asignación de Direcciones para Unidades Alojativas

Para establecimientos como apartamentos o villas, puede asignar direcciones específicas a cada unidad. Está opción de ubicación solo está disponible desde Mi cuenta > Establecimiento, usted selecciono la opción Apartamento, casas, villas o camping.

¿Cómo hacerlo?

En el rack, seleccione la unidad alojativa correspondiente.
Introduzca la dirección completa (calle, número, ciudad, código postal).
Estas direcciones se mostrarán en el mapa interactivo del motor de reservas, mejorando la experiencia del usuario al facilitar la ubicación exacta de la unidad.
En Rack >Direcciones, enviará por email, sms o whatsapp la dirección exacta.

2.2 Planning en Avirato

El apartado de Planning en Avirato le permite organizar y visualizar las reservas de su establecimiento de manera eficiente. Aquí podrá elegir entre trabajar con un planning por días o un planning por horas, adaptando el sistema a las necesidades específicas de su negocio.

1. Configuración del Planning por Días o por Horas

Planning por Días:
- Es la configuración predeterminada en Avirato.
- Ideal para alojamientos que gestionan reservas diarias, como hoteles o apartamentos.
Planning por Horas:
- Requiere configurar el planning en intervalos de 24 horas.
- Permite visualizar las divisiones horarias dentro de un día, ideal para salas de reuniones o espacios con reservas más dinámicas.

Nota Importante:

Configurar un planning por horas delimita el número de reservas que pueden realizarse en un día y afecta directamente la tarifa y visualización en el planning.
Incompatibilidades:
- Channel Manager: Solo admite reservas por días. Configuraciones por horas pueden generar overbookings debido a cómo las OTAs gestionan la disponibilidad.
- Motor de Reservas: Si es compatible por horas y días.

2. Configuración del Número de Reservas por Día

En la primera sección de este apartado, podrá definir cuántas reservas por día acepta su establecimiento:

Por defecto, el sistema mostrará 1 reserva por día en la casilla correspondiente.
Puede modificar este valor, pero debe considerar lo siguiente:
- Si el valor es 1, el planning no mostrará divisiones adicionales.
- Si el valor es mayor a 1, el sistema mostrará un desglose llamado "Periodo", que representa las divisiones horarias editables dentro de un día.

¡Importante!
El número seleccionado afecta directamente las divisiones visibles en el planning y cómo se gestionan las reservas. Modificar este valor puede generar discrepancias si no se ajusta correctamente con el Channel Manager y el motor de reservas.

3. Tarifa en el Planning

Por defecto, Avirato muestra la Tarifa Predeterminada en las celdas del planning donde no haya reservas. Sin embargo, puede personalizar la tarifa visible:

Seleccione la tarifa que desea mostrar desde las opciones disponibles.
Para asignar una tarifa distinta:
- Haga clic en el círculo junto a la tarifa deseada.
- Aparecerá un mensaje en color naranja con el texto "Asignado en Planning".

Nota: No es necesario guardar manualmente. Avirato almacenará esta configuración automáticamente como un ajuste global para todos los equipos conectados al mismo PMS.

6. Creación y Gestión de Espacios

La funcionalidad de Espacios en Avirato permite configurar y gestionar diferentes tipos de plannings adaptados a las necesidades específicas de su negocio. Aunque el espacio predeterminado "Alojamiento" está sincronizado con herramientas como el Channel Manager y el motor de reservas, puede crear otros plannings para gestionar internamente espacios adicionales como parking, balnearios, eventos, taquillas, entre otros.

A continuación, se detallan los pasos y configuraciones disponibles.

Pasos para Crear Espacios:

Acceda al apartado de Distribución:
- Vaya a Menú -> Configuración -> Alojamiento -> Habitaciones y salas -> Distribución.
- Por defecto, encontrará el espacio "Alojamiento", que está sincronizado con el Channel Manager, motor de reservas y otras herramientas de Avirato.
Añadir un nuevo tipo de espacio:
- Haga clic en "Añadir Tipo de Espacio".
- Asocie categorías y configure el rack correspondiente para cada espacio.
Configurar el Planning:
- En Menú -> Configuración -> Alojamiento -> Habitaciones y salas -> Planning, seleccione el planning que desea configurar.
- Determine si el planning será por días o horas, según el tipo de gestión necesaria.

Nota Importante:

El espacio "Alojamiento" es el único que estará disponible para venta online y sincronización con el Channel Manager. Los demás espacios son para gestión interna.

Configuraciones Comunes y Específicas de los Espacios:

Tarifas y Precios:
- En panel de Temporadas y Precios Especiales es común a todos los plannings las fechas de sus temporadas, pero no los precios. Si quiere marcar temporadas diferentes podrá realizarlo mediante la opción precios diarios.
- Solo el planning de alojamiento incluye un listado completo de precios y permite configurar tarifas con incrementos, tasas y otros ajustes.
Restricciones:
- Puede establecer restricciones online y bloqueos de habitaciones seleccionando el planning correspondiente.
Facturación:
- Los datos de facturación predeterminados se recogen en el apartado Facturación -> Datos de Facturación, aunque puede cambiarse manualmente en las reservas.
- Los cargos predefinidos se comparten entre todos los plannings.
Canales de Venta:

Canales, Channel Manager: Solo están disponibles para el espacio Alojamiento.
Motor de Reservas:
- - Personalización y configuración: Comunes a todos los plannings,.
  - Tarifas activas: Seleccione el planning correspondiente para asociarle tarifas específicas.
  - Métodos de pago: Comunes a todos los plannings.
  - Mensajes promocionales: Personalizables por planning.
  - E-commerce: Los extras son comunes a todos los plannings, pero los paquetes promocionales y upselling están disponibles solo para el planning de alojamiento.

Compatibilidad con Herramientas de Avirato

Herramienta	Compatibilidad
Motor de reservas	Sí
E-commerce	Solo extras compartidos. Upselling para alojamiento.
Club de fidelización	Sí
Channel Manager	No
Yield	No
Email Marketing	Sí
Check-in Online	Sí
Recepción automática	Sí, seleccionando el planning.
Servicio de limpieza	No
Asistente Virtual (IA)	Sí
Lector de documentos	Sí, común a todos los plannings.

Integraciones Disponibles

Integración	Compatibilidad
Correo electrónico	Sí
Pasarela de pagos	Común a todos los plannings
Roommatik	Pendiente de confirmar
Mailchimp	Sí
Telefonía	No
TPV restaurante	Solo cargos para alojamiento
Google Assistant	Pendiente de confirmar
Domótica	No

Características de Gestión

Reservas:
- El alojamiento recibe notificaciones por correo de altas, modificaciones y cancelaciones.
- Los huéspedes reciben plantillas automatizadas comunes a todos los plannings.
- Todas las pestañas de gestión de reservas están operativas.
CRM y Avisos:
- Comunes a todos los plannings.
- Los avisos se muestran en cualquier vista del PMS, independientemente del planning donde se crearon.
Informes:
- El revenue está disponible solo para el planning de alojamiento.
- Otros informes incluyen filtros para seleccionar el planning correspondiente.
App:
- Funciona de manera común para todos los plannings.

Consideraciones Importantes

Multiplanning: Aunque puede configurar múltiples plannings, recuerde que solo el espacio de "Alojamiento" está sincronizado con el Channel Manager.
Sincronización: Los demás espacios no comparten información con el planning de alojamiento.
Facturación: Los datos de facturación y cargos predefinidos se comparten entre todos los plannings, pero algunos ajustes son específicos del planning de alojamiento.

Con estas configuraciones, Avirato ofrece una solución flexible y adaptada a diferentes tipos de negocios, permitiendo gestionar espacios adicionales sin interferir con la operativa principal del alojamiento.