Hospederías
Hospederías (INTERNO)
Los propietarios o gestores de alojamientos turísticos (hotel, hostal, viviendas de uso turístico, etc.) deben realizar
el registro de los huéspedes o viajeros que alojan y mantener actualizado el parte de entrada y el registro de
viajeros en cada alojamiento turístico que gestione. El registro de viajeros en España es una obligación que todos
los propietarios de alojamientos turísticos poseen.
¿A quién tengo que enviar los partes de viajeros en España?
Si el alojamiento se encuentra en una localidad donde no existe una comisaría de Policía Nacional, el
registro de viajeros debe realizarse con la Guardia Civil, salvo en Cataluña, que debe enviarlos a los Mossos
d’squadra y en el País Vasco, que debe enviarlos a la Ertzaintza.
Una vez se registre podrá enviar sus partes de entrada de viajeros de modo automático (más abajo le explicamos
cómo).
¿Cómo recoger los datos de los huéspedes para el registro de viajeros?
- Mediante el Check-in online: Con unos simples pasos los huéspedes podrán formalizar el check-in de manera
online, sin tener que pasar por recepción. Pueden hacerlo desde un ordenador de forma manual o con un
dispositivo móvil simplemente escaneando su DNI. Ver video: https://www.youtube.com/watch?
v=zwOdKKl1Pbo
- Nuestro lector de documentos: Puedes escanear texto y/o imagen, trasladando los datos del cliente
directamente a su ficha. Pasaportes y DNIs desde Avirato en la propia reserva.
- Lectores de documentos externos: Con las empresas Gesvi o Bancor.
¿Cómo configuro el envío automático de registro de viajeros?
Vaya a Configuración -> Integraciones Avirato -> Hospederías e INE -> Hospedería
Podrá automatizar el envío de partes a distintas hospederías en función de cada categoría de alojamiento. Está
opción está pensada para cadenas hoteleras o gestores de apartamentos que tienen distintas cuentas de hospedería.
MUY IMPORTANTE:IMPORTANTE: El establecimiento previamente debe comunicar a su hospedería que realizara el
envío automatizado para que cambie el status de grabación manual a automatizada.
Pestaña de Configuración:
* La casilla de "Predeterminada" se utiliza cuando hay varios tipos de hospederías configuradas para marcarla y
así si cargamos una nueva categoría se asocia a esa hospedería. Cuando solo hay una no deja desticarlo.
Listado de Hospederías
Desde este apartado podrá añadir la/s hospedería/s correspondiente/s y el número de parte. Una vez agregada
pulsando en Añadir Categoría podrá añadir las categorías del alojamiento a enviar con ese usuario, contraseña y
número de parte de la hospedería correspondiente.
Establecimientos que tienen varias cuentas de hospedería: Puede automatizar el envío de partes a distintas
hospederías en función de cada categoría de alojamiento.
Si se trata de una cadena o agrupación hotelera puede marcar la opción “agrupación” y seleccionar la hospedería a
la que quiere que se envíen de forma automática todos los registros de los alojamientos asociados.
Categorías
Visualizará todas las categorías, y podrá asignar el usuario con el cual desea enviar el registro de viajeros a la
hospedería correspondiente.
Pestaña de Registro de viajeros:
El listado de viajeros tendrá los viajeros registrados notificados y no notificados. Por defecto, la lista que aparece
serán de viajeros no notificados, ya sea porque contengan algún error o se trate de reservas futuras.
Para poder ver los viajeros notificados es necesario desactivar el check que viene por defecto marcado que indica
«Mostrar únicamente viajeros no notificados en dependencias policiales».
Listado de viajeros
Desde este apartado podrá enviar los viajeros manualmente pulsando el botón enviar parte o visualizar los
pendientes de enviar.
Hoja de viajero:
Siempre se debe avisar que deben automatizar también la recepción de los envíos en cada extranet de cada ente
policial. Deben llamar a su dependecia para este cambio.
IMPORTANTE:IMPORTANTE: Recordar a los establecimientos que los ERRORES de Hospederías hay que corregirlos en el
momento y revisar que cada día se han enviado todos los partes de viajeros.
A tener en cuenta para la automatización en Policía Nacional
- El alojamiento tiene que solicitarles la subida masiva de ficheros, con lo que le aparecerá una nueva pestaña en
la extranet de la Policía Nacional llamada ficheros de prueba.
- Con esa opción habilitada, tenemos que enviar 5 ficheros de prueba desde Avirato para que se active la
automatización de los envíos.
- El usuario de la Policia Nacional empieza por Hxxxxxxxx pero para hacer los envíos de prueba hay que quitar la
H del principio, enviar los 5 ficheros y cuando se han enviado ok, volver a poner la H en el usuario del PMS.
VER ADJUNTO COMO ENVIAR FICHEROS DE PRUEBA
HOSPEDERÍA Policia Nacional – Envio ficheros de prueba.
Una vez configurada la Hospedería en el PMS y solicitado a la Policina Nacional que habilite al usuerio el envío
de ficheros de prueba tenemos que hacer 5 envíos para comprobar que funciona.
IMPORTANTE:IMPORTANTE: - Tras terminar de enviar los ficheros de prueba satisfactoriamente volvemos a poner "Próximo
Número de Parte" 1, Añadimos la H al usuario y ponemos en "Tipo de Hospedería (envío automático)": Policía
Nacional.
1) Primero Generamos fichero. Comprobamos que tiene la extranet de la hospedería abierta con el usuario con el
que queremos hacer el envío de prueba.
Desde Avirato entramos en Integraciones > Hospedería > Registro de Viajeros
Seleccionamos el usuario del que queremos hacer el envío y nos mostrará el registro NO enviado
Generamos fichero (abajo a la derecha) – Nos pedirá guardarlo y lo guardamos en el escritorio SIN MODIFICAR
EL NOMBRE.
Una vez generado y guardado, nos preguntará si queremos marcar los huéspedes como enviados y tenemos que
decirle que NO para poder volver a usarlos en la prueba.
Una vez guardado el documento vamos a comprobar en la extranet el nombre que la Hospedería nos indica debe
tener este fichero. Entramos en “envío partes de prueba” y ahí nos muestra el parte que hay que enviar y el
nombre que debe tener.
Si nuestro fichero no tiene ese nombre es porque el nº parte en el PMS no está coincidiendo, o bien modificamos
el nº parte en el PMS para que coincida o modificaremos el nombre del archivo que hemos guardado en el
escritorio para que coincida con el nombre que nos indica la extranet y grabamos el cambio de nombre.
PROCESO: Envío fichero pruebas
Si es la primera vez que solicita el alta con la Policía Nacional, o ha solicitado el pase al envío masivo de ficheros,
deberá de subir cinco ficheros de manera manual a la extranet de la Policía Nacional.
Para ello es necesario introducir el usuario y contraseña de la Policía Nacional dentro de Avirato en
“Configuración -> Integraciones Avirato -> Hospederías e INE -> Hospedería -> Configuración -> Listado de
Hospedería”.
En Tipo de Hospedería seleccione “Policía Nacional“.
En usuario, introduzca su usuario asignado por la Policía Nacional, pero sin las H del principio.
Ejemplo: Usuario “H07257BBH0V”, en Avirato para el envío de fichero de pruebas introducir “07257BBH0V”.
En contraseña introduzca la contraseña asignada por la Policía Nacional.
Próximo Nº Parte poner el valor 1.
Con estos datos, ya se puede enviar un fichero de pruebas a la Policía Nacional.
Para poder enviar dicho fichero, se ha de registrar algún huésped en su reserva.
Una vez registrado el Huésped en la pestaña CRM -> Registro de viajeros, se ha de pulsar en el botón situado en
la esquina inferior derecha de la Pantalla, donde indica “Generar Fichero – (Policía – Guardia Civil – Ertzaintza).
Se abrirá una ventana emergente, donde deberán de guardar dicho archivo en su escritorio.
Una vez asignada la ruta para almacenar el fichero en su ordenador, visualizará el mensaje si desea marcar los
huéspedes como enviados, tenemos que dar a NO, porque si damos a si, dejaremos de visualizar estos huéspedes
y no les volveremos a notificar como enviados en el siguiente registro a la Policía Nacional.
Ahora acceda a la Extranet de la Policía Nacional, pulse sobre el botón “Envío Ficheros Prueba” y posteriormente
sobre el botón “+ Subir Fichero”.
Se abrirá una ventana en su ordenador, donde deberá de elegir la ruta donde anteriormente almaceno el fichero de
Avirato y posteriormente pulsar sobre el botón “-> Enviar Fichero”.
Recibirá un correo de la Policía Nacional indicando si el fichero fue enviado correctamente o si contiene errores.errores.
Si todo está correcto, deberá de enviar en total cinco ficheros correctamente antes de poder proceder al Envío de
Ficheros Masivos.
Tras el envío del quinto fichero correctamente, cerramos la extranet de la Policía Nacional y volvemos a acceder
para que ya no aparezca "Envío ficheros de prueba" y aparezca "Envío Ficheros".
Una vez aparezca "Envío Ficheros" en la extranet, volvemos a poner en PMS Avirato "Próximo Número de Parte"
1, Añadimos la H al usuario y ponemos en "Tipo de Hospedería (envío automático)": Policía Nacional.
HOSPEDERIA MODO AGRUPACION NO FUNCIONA solo trabajamos con usuarios
independientes
Por otro lado, el apartado de Hospedería modo agrupación hotelera en cuanto al envío para la Policía Nacional:
¿Cómo saber si el cliente es modo agrupación?
- Si al entrar en la extranet de la Policia vamos al apartado de Grabación Manual y nos muestra un listado de
establecimientos, esto quiere decir que tiene modo agrupación.
¿Cómo configuramos esto en el PMS?
El primero que tenemos que crear en el PMS es el usuario con que se accede a la extranet de la policía:
Usuario: (usuario extranet o código agrupación)agrupación)
Nombre establecimiento: (nombre agrupación)
Contraseña: ( Contraseña con la que ingresan en la extranet)
Quedaría así:
La cuenta principal la marca la P.N. En esta cuenta principal hay que marcar el check de agrupación y en código
agrupación colocamos 1 (esto lo colocamos para que el PMS relacione a todos los códigos de hospederías
incluidos en esta agrupación, es decir, lo colocamos en todos sus hijos para relacionar que todos forman parte del
principal 1) y ponemos tipo de hospedería (Envío Automático) en Policia Nacional.
NOTAS:
La cuenta principal puede llevar o no categorías asociadas.
En código agrupación se puede elegir el nº q sea del 1 al 10 (son nº internos de Avirato para crear la agrupación y
generalmente seleccionaremos el 1) para crear la agrupación, es decir, cada cuenta de la agrupación llevará el
mismo código agrupación que la cuenta principal en el PMS.
Una vez ya hemos creado la principal, tenemos que crear una a una el resto de cuentas con los Códigos de
Hospedería del Listado de Establecimientos de la Agrupación y asociar la categoría de cada hotel/apto…
(Generalmente en el caso de los apartamentos es uno por cuenta.):
En cada una de ellas vamos a indicar los usuarios correspondientes de la P.N. es decir:
- Ponemos el códigocódigo de Hospedería y el Nombre de Hospedería
- Marcamos el check de agrupación para que quede tildado.
- Ponemos el código de agrupación igual que el primero que creamos (en este ejemplo teníamos 1)
- En tipotipo de hospedería (envío automático) marcamos NO (porque el envío automático lo tiene ya marcado la
cuenta principal)
- Ponemos la contraseña.contraseña. GEneralmente es la de la cuenta principal, pero las cuentas asociadas pueden llevar
contraseña propia o no, en función de cómo se las hayan creado: si tienen contraseña propia la pongo, si no tienen,
ponemos la contraseña de la cuenta principal, para que no se guarde vacío.
En las agrupaciones también hay que enviar los 5 ficheros de prueba para el paso a envío masivos. Primero
configuramos todo y luego hacemos los envíos de prueba.
- VER PDF ADJUNTO -
IMPORTANTE:IMPORTANTE:
1) Para que el envío de partes se realice es necesario tener abierto el PMS desde el ordenador cada día que haya
que hacer envío, igualmente es importante registrar los datos de los pasajeros el día de entrada o antes para que
no de error de fecha de envío.
El departamento de Desarrollo nos indica que los envíos automáticos se realizan a la media hora aprox. de abrir el
programa por primera vez y de nuevo a las 12h de haner abierto el programa, para enviar los registros
introducidos hasta ese momento. Por ello, es muy recomendable tener abierto el PMS de Avirato más de 12 horas
seguidas, incluso las 24hrs del día, para que los partes de aquellos registros que se metieron a posteriori se
realicen automáticamente y además estén en plazo para su envío a hospederías.
En caso que no puedan tener abierto el PMS en el ordenador tanto tiempo tendrían que acceder al apartado de
CRM > Registro de Viajeros y hacer el envío de forma manual (dando al botón) tras haber hecho el registro de
todas las entradas del día. Aunque si durante el dia de check in hacen el registro de pasajero a mano y dan a a
guardar a la reserva se envía ese pasajero, pero es recomendable revisar por si algún pasajero ha hecho el registro
por autocheckin y el envío no se hubiera hecho.
RECOMENDACION SOBRE ENVIO PARTES: Cuando hayan hecho todos los checkin del día, que entren en el
apartado
D) pulsando en el botón enviar parte se mandan lo que estén pendientes
2) Por otro lado, hay que tener en cuenta que si al hacer el envío (ya sea de forma automática o manual) hay algún
error en alguno de los datos de registro de viajeros como DNI, apellido y etc. El PMS mostrará el mensaje de
error y es esencial corregirlo al instante,instante, ya que el envío de partes es un envío grupal, y si aparece cualquier
error, va a impedir el envío del resto de los registros de viajeros, por eso te quedaría pendiente todos los envíos de
ese día hasta que estuvieran corregidos los datos y se vuelva a proceder a enviar el parte.
Errores Registro de viajeros.
La persona está identificada como española, pero no aparece como tal en el campo país.
Este error se debe a que en Tipo de Documento esta puesto como Carnet de Conducir o DNI. Estos dos
campos son solo para personas españolas, para corregir este error debe de cambiar el tipo Carnet de
Conducir a Pasaporte u otro tipo de documento distinto.
La fecha de Expedición es superior al día actual.
La fecha del documento presentado, nunca puede ser superior al día de hoy.
La fecha de Expedición no puede ser inferior a la fecha de nacimiento.
A la hora de poner las fechas se han equivocado invirtiéndolas.
Carácter no admitido.
Existen unas series de caracteres no admitidos, estos son los guiones (-) , barra bajas (_), El nombre
abreviado de Maria (ª), La O Danesa (Ø), etc...
Error en número de secuencia de la Guardia Civil.
Este error salta porque la secuencia de la Guardia Civil (número de parte) no es el mismo que el que figura
en Avirato. Es necesario que estén correctos los datos. Se debe comprobar que este bien configurado el
numero de próximo parte de envío conforme al que indica la Guardia Civil.
No hay fichero que transmitir o esta vacío: Checar que tenga asociadas las categorías.
Error interno en Hospedería - Guardia Civil:Civil: Es un error en su sistema, el establecimiento debe
comunicarse con ellos. (por ejemplo: su servidor ha caído - es algo particular de la hospederia)
El campo fecha de confección no es valido: checar que el ordenador del establecimiento NO tenga la hora
desfasada (o adelantada o atrasada)
Este usuario no puede enviar archivo: es porque no tiene activado el "envío de ficheros" de forma
automatizada.
Impresión de hoja de registro de viajeros.
La hoja del parte de viajeros:
>con SES se capa automáticamente a A4
>con las demás, puedes elegir A4 o A5
La hoja del registro de viajeros no se imprime.
En su ordenador no imprime y en el tuyo si.
Error de configuración de impresora.
En su ordenador no imprime y en el tuyo tampoco.
En la pestaña Mi Cuenta → Ajustes → Facturación → Datos de facturación, es necesario que establezca el
CIF del establecimiento para la impresión de la hoja.
NUEVO PARTE DE VIAJEROS 2023
A partir de la nueva legislación, habrá muchos establecimientos que nos consulten por el nuevo parte de viajeros,
Ya se esta trabajando por nuestra parte para el desarrollo del envío, pero por parte del establecimiento deberán
también gestionar el alta del nuevo sistema a partir del 2 de enero del 2023.
https://www.interior.gob.es/opencms/es/detalle/articulo/Interior-habilita-una-plataforma-web-para-facilitar-el-
registro-de-informacion-a-las-empresas-de-hospedaje-y-alquiler-de-vehiculos/
La plataforma estará operativa desde el 2 de enero, pero con el objetivo de facilitar la familiarización al
nuevo entorno de los usuarios, así como asegurar el funcionamiento de SesHospedajes en condiciones
óptimas, se ha establecido un periodo de adaptación al nuevo entorno de cinco meses de duración, hasta el 2
de junio de 2023
Se adjuntan datos de contacto para cualquier duda o aclaración:
• Ses.hospedajes@interior.es
• Ses.normativa@interior.es
• Ses.dpd@interior.es
https://sede.mir.gob.es/opencms/export/sites/default/es/procedimientos-y-servicios/hospedajes-y-alquiler-de-
vehiculos/
Recordar que solo vamos a enviar los OBLIGATORIOS. Por ejemplo, el método de pago es obligatorio pero el
origen del dinero es optativo.
Adjunto boe: https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2021-17461