BDP

Guía de integración TPV BDP Restaurante con Avirato PMS

Previo a la integración

Cómo funciona

La integración permite cargar consumos del restaurante (BDP) directamente a la habitación del huésped en Avirato. Ambos programas se comunican mediante ficheros de texto que se leen aproximadamente cada 5 minutos.

Fichero	Lo genera y actualiza	Qué contiene
Reservas.txt	Avirato, automáticamente	Solo las reservas que cumplen las condiciones para recibir cargos
Cargos Hotel.txt	BDP, automáticamente	Cada cargo traspasado desde el TPV a una habitación

La configuración en Avirato está en Menú > Configuración > Integraciones Avirato > TPV, pestaña BDP.

Antes de empezar

Comprueba estos puntos con el cliente antes de tocar nada; si alguno falla, la integración no funcionará.

Instalación en el mismo ordenador. El TPV BDP y el PMS de Avirato deben estar instalados en el mismo ordenador, para garantizar la correcta comunicación entre ambos sistemas. Hay que tener acceso a la configuración de BDP en ese mismo equipo.
Mismo nombre de las habitaciones. Las habitaciones deben estar creadas con el mismo nombre o número en BDP y en Avirato para que la integración identifique correctamente cada habitación. En Avirato, el nombre del rack debe empezar por un número, ya que BDP utiliza ese número para detectar el rack.

Es recomendable que durante las pruebas esté presente en la llamada un técnico de BDP para comprobar que las rutas y la integración están correctamente configuradas.

Integración

Parte 1: configuración en Avirato

Revisa los nombres del rack. Cada habitación debe empezar por un número, porque BDP usa ese número para identificarla.

Es importante que los nombres del rack en Avirato sean cortos, preferiblemente solo un número sin espacios. Si el nombre es muy largo, al pasar al fichero de reservas el sistema no lo identificará correctamente al hacer un traspaso de cargos.
Anota los nombres exactos: en BDP tendrán que llamarse igual, con los mismos espacios y mayúsculas.

Estructura de cada línea del fichero Reservas.txt (los campos se separan con el símbolo | ):

Crea los ficheros de texto en la carpeta de BDP (TRASPASOHOTELASCII) con estos nombres exactos:

Reservas.txt
Cargos Hotel.txt

Guárdalos en la carpeta de BDP. Estos ficheros deben guardarse dentro de la carpeta de BDP y no dentro de la carpeta de Avirato. Si por error se elimina la carpeta de Avirato, podría perderse la integración; mantener los ficheros en la carpeta de BDP evita este problema. Los técnicos de BDP pueden indicar exactamente la ruta correcta; en principio hay que buscar una carpeta llamada BDP-Net.
Ve a Menú > Configuración > Integraciones Avirato > TPV y abre la pestaña BDP.
Vincula los ficheros: usa cada botón "Examinar" para seleccionar Reservas.txt y Cargos Hotel.txt de la carpeta correcta. Esto enlazará la ruta con Avirato.
Guarda los cambios.

Importante: el sistema lee los ficheros aproximadamente cada 5 minutos. Si se crea o modifica una reserva, es posible que no aparezca inmediatamente disponible para el traspaso; en ese caso hay que esperar unos minutos hasta que el sistema procese la información.

Parte 2: configuración en BDP

1. Proceso de configuración en el TPV BDP

En la configuración del terminal de trabajo debe estar marcado el parámetro "Tipo de traspaso ASCII", dentro del botón "TRASPASO HOTEL". Si se desea controlar la validación de los datos, también hay que activar la casilla "Activar Control Habitaciones Mediante Fichero ASCII" del formulario "Configuración traspaso hotel".

Estos parámetros establecen la localización y lectura del archivo generado por el TPV de BDP-Net con la información necesaria para imputar el cargo a la habitación.

2. Parámetros de configuración

Tipo de traspaso: seleccionar ASCII.
Ruta de destino: nombre de la máquina que actúe como servidor de datos, seguido de la ubicación y el nombre del archivo donde se guarda el cargo que se imputará a la habitación.
- Probar como ruta inicial: Reservas.txt.
- Si no funciona, poner Cargos Hotel.txt como ruta y volver a hacer pruebas.
- Si sigue sin funcionar, crear una carpeta adicional a las de Reservas y Cargos llamada Habitaciones, para que BDP traslade la información a la categoría y unidad del rack correspondiente.
- Nota: se utiliza localhost cuando las dos aplicaciones (gestión externa de hotel y TPV BDP-Net) están en la misma máquina.
Código de servicio: código del servicio definido en la aplicación externa, para facilitar su identificación.
Descripción del servicio: nombre que figurará como línea de cargo en la aplicación de gestión del hotel (p. ej.: Restaurante, Terraza).
Tipo de cargo: si el TPV guarda solo el importe base (sin IVA) o el total del documento (con IVA).

Si el panel aparece en gris (botón Traspaso Hotel, parte inferior izquierda): pulsar F4 para entrar en modo edición y pulsar dos veces la barra espaciadora para generar un código nuevo. Así se desbloquea el apartado para introducir los datos del traspaso hotel.

3. Realizar pruebas

Paso 1: crear una reserva en Avirato en estado In House

Crea una reserva y dale check-in dentro de la franja horaria correspondiente. Las reservas deben estar en estado In House y dentro de los horarios establecidos. En caso de early check-in o late check-out, hay que modificar los horarios dentro de la reserva de Avirato para que la información se traslade correctamente.

Las modificaciones de reservas en Avirato o de cargos en BDP tardan en volcarse a Reservas.txt o Cargos Hotel.txt hasta unos 5 minutos, según la conexión y la cantidad de información que se procese.

En este ejemplo, la reserva es para el 13/10 y está en la franja horaria correcta. Si no fuese así, modifica los horarios de entrada y salida desde los datos de la reserva.

Paso 2: esperar a que la información se vuelque en Reservas.txt

Puede tardar desde pocos segundos hasta unos 5 minutos, según la conexión o las líneas de información que se carguen.

Paso 3: crear un cargo en BDP y traspasarlo al hotel

Desde el panel principal de BDP, accede a tpv-táctil.

Abre turno para empezar a usar la herramienta de cargos. Ten en cuenta:

El terminal tiene que coincidir con el establecido en la configuración previa.
La fecha del turno en BDP tiene que coincidir con la fecha de la reserva en Avirato. No se pueden trasladar cargos en horarios, fechas o estados distintos a los de Avirato; las franjas siempre deben coincidir, tanto en pruebas como en uso real.
Si la diferencia de fechas es pequeña, se puede cerrar la caja y abrir turnos manualmente hasta llegar a la fecha de la prueba. Si es un periodo más largo, deben cambiarlo desde BDP para agilizar el proceso.

En el panel que se abre, selecciona un cargo de prueba y pulsa Total para hacer el traspaso a Avirato.

Selecciona TRASPASO HOTEL para pasar el cargo desde BDP al apartado de facturación y cargos de la reserva en Avirato. En el panel alfanumérico, escribe exactamente el mismo nombre que aparece en el rack de Avirato. Para comprobar que la información se traslada y que el nombre es válido:

Comprueba el nombre en el rack de Avirato (recomendable solo un número; en su defecto, número + texto corto sin caracteres especiales ni tildes).
Al hacer una reserva, comprueba en Reservas.txt si el nombre del rack sale bien o si aparece con caracteres extraños o cortado con un "." por su longitud.
Si salta el aviso de habitación inexistente, prueba igualmente y espera a que el cargo se vuelque en Avirato > Facturación y cargos de la reserva.
Si no funciona, prueba diferentes rutas de destino en la configuración del traspaso hotel. Con Cargos Hotel.txt funciona el traslado de información.

Si un cargo no pasa a la habitación

Síntoma	Causa probable	Solución
La habitación no aparece en BDP	Reserva recién creada o modificada	Esperar unos 5 minutos a la siguiente lectura
La habitación no aparece en BDP	Late check-out: la hora de salida ya pasó	Cambiar la hora de salida de la reserva
La habitación no aparece en BDP	Early check-in: la hora de llegada aún no llegó	Cambiar la hora de llegada de la reserva
El cargo no llega a Avirato	Nombre distinto en BDP y en el rack	Igualar los nombres exactamente
No se detecta ninguna habitación	El rack no empieza por número	Renombrar el rack en Avirato
La integración deja de funcionar	Ficheros borrados o ruta cambiada	Recrearlos en la carpeta de BDP y volver a vincularlos

Si la información se vuelca correctamente en Reservas.txt y en Cargos Hotel.txt, el cargo de prueba hecho en BDP aparecerá en la reserva de Avirato, en Facturación y cargos, como una línea "Ticket de mesa":

IVA

Desde BDP deben configurar el IVA que se desea asignar a cada producto.
En la configuración inicial de las rutas de traspaso se indica si el importe se traslada con o sin IVA.
Incidencia conocida: aunque BDP esté correctamente configurado, en algunas ocasiones, el IVA recibido desde BDP puede mostrarse en Avirato con un porcentaje distinto al configurado (el IVA puede llegar a Avirato como 9 % en lugar de 10 %). Parece una incidencia de BDP; se les ha escrito para resolverla, pero aún no han contestado.
Si un cliente detecta esta situación, se le remite a contacta con el equipo de Soporte de Avirato para que podamos revisar el caso.

Después de las pruebas

Una vez verificado que la integración funciona correctamente, borra los cargos y la reserva de prueba desde Avirato, y elimina también esos cargos del fichero Cargos Hotel.txt.

Limitaciones actuales de la integración

El IVA no se puede configurar para que se traslade a Avirato exactamente como el cliente necesita.
Actualmente solo se leen dos ficheros: el de cargos y el de habitaciones.
Para leer cualquier otro archivo, sería BDP quien tendría que desarrollar la integración necesaria.

Contacto BDP

Web: www.bdpcenter.com
Teléfono: +34 972 88 47 65
Email: bdp@bdpcenter.com