Generar una factura desde una reserva

1. Generar facturas

una

• Facturasfactura asociadasdesde auna reservasreserva (LINK DEL CONTENIDO)
• Facturas no asociadas a reservas (LINK DEL CONTENIDO)

FACTURAS ASOCIADAS A RESERVAS

En cada

Cada reserva disponetiene su propio módulo de unfacturación, módulodonde paragestionas realizarcargos, pagos y generas el documento final.

📍 ¿Dónde ir?: dentro de la facturación del cliente. Para ello, entre en la reserva y seleccione lareserva, pestaña “"Facturación y Cargos”.Cargos"

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1.1 Añadir y gestionar cargos

Cargos

Gestione los cargos de su reserva. PuedePuedes crear cargosun decargo manera manualmanualmente o seleccionandoseleccionarlo uno en eldel desplegable de «Concepto»"Concepto". Los cargos de esteese desplegable tienen quedeben crearse previamenteantes desde la pestaña Mi Cuenta > Ajustes > Cargos Predefinidos.predefinidos.

PulseHaz doble clickclic sobre elun cargo para ampliar informaciónsu delinformación: cargopodrás y visualizarver la base imponible o aplicar un descuentodescuento.

Pagos

Realice

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1.2 Registrar el cobropago

de

Cobra susla reservasreserva en su totalidad,totalidad o de forma fraccionada. Puede indicarIndica la cantidad y la forma de pago en la parte inferior de la pantalla y pulsepulsa sobre el botón «"Añadir Pago»Pago".

Avirato PMS le indicará el estado del pago cambiando elEl color del símbolo €: te indica el estado del pago:

Rojo: indica que no se ha realizado ningún pago. Amarillo: aparece cuando existehay una parte del coste pendiente. Verde: todos los gastos de la reserva han sidoestán abonados.

¡Importante!Dato a tener en cuenta: Loslos pagos realizados o eliminados apareceránaparecen en la caja con la misma fecha en la que se efectúen,efectúan, esno decir, son independientes acon la fecha de la facturaciónfactura oni la de la reserva.

Puede Puedes consultar unel histórico decompleto los pagos realizados a través deen la pestaña “"Resumen de Pagos”Pagos".

Añadir hoja

1.3 Organizar los cargos en varias hojas

Si necesitanecesitas generagenerar cargos separadosseparados, puedepulsa hacerlo pulsando sobre el botón «"+ Añadir hoja»hoja". DeAsí esta manera, podrápuedes crear tantas facturas como necesitenecesites dentro de la misma reservareserva.

Observaciones Factura

1.4

Añada cualquier información adicional pulsando en la pestaña “Observaciones”. El texto que añada en este campo se verá reflejado en el documento una vez lo haya generado.

DecideDecidir a quién facturar

Por defecto, Avirato recogefactura poral defecto los datostitular de la reserva cómo cliente a facturar.reserva. Si necesitanecesitas facturar a otra persona o empresa,empresa:

será

Paso necesario1: que añadaAñade los datos desde CRM > Añadir Cliente.Cliente.

Una

Paso vez2: generado el nuevo cliente, vuelvaVuelve a la reservareserva, ypulsa pulse sobre el botón “"Seleccionar datos de factura”factura", inserteescribe el número de documento y presionepulsa la tecla Enter para que los datos se rellenen automáticamente.

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1.5 Añadir observaciones a la factura

Añade cualquier información adicional en la pestaña "Observaciones". El texto que escribas ahí se mostrará en el documento generado.

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1.6 Generar el documento

Paso 1: Elige el tipo de documento: factura, proforma, albarán o abono. Selecciona también la hoja donde quieres ubicarlo.

Paso 2: Pulsa "Generar/Imprimir Factura". El sistema le asignará automáticamente el número correlativo.

Para enviarlo directamente por correo, pulsa "Generar/Enviar vía Mail". Necesitas tener guardado el email del cliente y el correo del establecimiento configurado en Mi cuenta > Ajustes > Integraciones Avirato.

Nota: si necesitas asignar un número de factura manualmente en un caso puntual, haz clic derecho sobre el botón “Enter”"Generar/Imprimir deFactura" suy teclado,selecciona para"Numeración quemanual".

automáticamente

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1.7 Modificar la fecha del documento

Por defecto se inserten los datos.

Fecha de factura

Siempre apareceráusa la fecha actual. Para modificarlacambiarla, presione sobrepulsa el botónicono delde calendario y seleccioneselecciona la nuevafecha fecha.

que

Traspasarquieras cargos

que

Traspaseaparezca el cargo a otra hoja deen la mismafactura.

reserva,

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1.8 Traspasar, anular o aeliminar otraun reserva.cargo

Para ello,traspasar seleccioneun cargo, pulsa el icono situado al final del cargo ,y seelige abriráentre una ventana emergente donde podrá elegir entre:

1. 1. Traspasotraspaso básico: mueve el cargo (a otra hoja de la misma reserva.
   2. Traspasoreserva) o traspaso avanzado: mueve el cargo (a otra reserva. Seleccione la fecha y el nombre de la reserva adistinta). traspasar. Para traspasar todos los cargos solo tiene que activar la opción “Traspasar todos los cargos no facturados”.

Los cargos traspasados se eliminaráneliminan de la reserva inicial y se cargaráncargan en la reserva que haya seleccionado en la ventana emergente.seleccionada.

Anular Cargos

Para anular cargoso pulseeliminar enun cargo, usa el icono «Papelera», Al anular un cargo se añadirá su importe en negativo y se descontará del coste total de la reserva. Esta acción se verá reflejada en una nueva hoja dentro de la reserva.

Eliminar cargo

La diferencia entre anular un cargo y eliminar un cargo es que, este último elimina por completo el cargo sin dejar huella.

Una vez aclarado este punto, si lo que desea es eliminar el cargo sólo tiene que presionar el icono «Papelera»papelera situado al final del cargo: anular añade el importe en negativo (queda constancia en una nueva hoja), mientras que eliminar borra el cargo por completo sin dejar rastro.

Nota: para el detalle completo de cómo se registran y ¡listo!.

consultan

Generarlos documento

Lo primero que tiene que hacer para generar un documento es seleccionar su tipo, es decir, si se tratatraspasos de unacargos, factura, una proforma, un albarán o un abono. A continuación seleccione, enconsulta el desplegable,informe la hoja en la que quiere que se ubique su nuevo documento.

Para finalizar presione el botón “Generar/Imprimir Factura”, automáticamente el programa generará un número al documento seleccionado.

Envíe el documento por correo electrónico a su cliente pulsando sobre el botón “Generar/Enviar vía Mail”. Es imprescindible que tenga su direcciónTraspaso de mail guardada en Avirato PMS y que tenga configurado el correo electrónico del establecimiento.cargos.

Ir a Mi cuenta > Ajustes > Integraciones Aviratodel correo electrónico

Asignar número factura

Cuando genere una factura, automáticamente se asigna el número correlativo que le corresponde. Sin embargo, si necesite asignarle un número de manera manual y puntual puede hacerlo. Sitúe su ratón sobre el botón “Generar/Imprimir Factura” y pulse con el botón derecho, le aparecerá una ventana donde podrá seleccionar “numeración manual” e indicar el número deseado.

Ver vídeotambién

factura_manual_001..

Grupos

Facturas FACTURASno NO ASOCIADAS A RESERVAS

Desde dicha pestaña puede añadir reservas y agruparlas a la reserva en la cual se está añadiendo.

Avirato le permite la opción de facturar de manera independiente, es decir, sin que los cargos estén asociadosasociadas a una reserva.reserva

Puede— accederfactura asin este módulo a travésnecesidad de dosvincular opciones:los

1. Desde Mi cuenta > Nueva Factura
2. Desde Informes > Facturación > Añadir-Modificar Factura

En cualquiera de las dos opciones, puede crear una factura/proforma/albarán/abono, de forma independiente y no asociarlacargos a ninguna reserva.

Contratos

Informe

Ende esteCargos

apartado— consulta y audita todo lo que se activaha si se tiene algún contrato activo, puede imprimir un contrato personalizado con el cliente para la firma de este mismocargado a su llegada al establecimiento.

Para añadir los contratos personalizados es necesario realizarlo desde el apartado Mi Cuenta > Ajustes > Textos Legales. Desde este apartado puede añadir los contratos personalizados en .doc.

Crear Notificaciones

Vincule avisos, mensajes o alertas de despertador a sustus reservas.

Para ello,

⬅️ entrePaso enanterior: laFacturación reservaelectrónica: en¿qué cuestiónnecesito ysegún pulsedónde enesté lami pestaña «Notificaciones».

Seleccione el tipo de aviso que quiere crear. Puede elegir entre: aviso, mensaje o despertador. A continuación, escriba el título, la descripción y seleccione el día y la hora en la que saltará el mensaje para avisar a la persona encargada de la recepción.

Para finalizar, pulse el botón «Guardar». La nueva alerta se mostrará automáticamente en la parte superior de la pantalla.negocio?

¡Importante!➡️ LasSiguiente reservas que posean un mensaje o aviso se señalizarán en el planning con un sobre amarillo. Ver vídeo avisos_001..

Otra Información

En esta ventana, puede establecer otra información relevante sobre la reserva. Se divide en cinco ventanas:

Aeropuerto y vuelo:paso: EnFacturas esteno apartado puede establecer el aeropuerto al que viene, el número de vuelo, la hora de llegada prevista, la hora de salida prevista….

Vehículos y plazas de garaje: En este apartado se puede introducir la información relevante sobre el vehículo que se vaasociadas a alojar en el parking, cómo es la matricula, la marca, el modelo y la plaza.

Dietas y Pensiones: En este apartado puede agregar una nueva pensión alimenticia si el cliente lo solicita, la modificación de la media pensión del cambio de cena por comida por ejemplo, y las dietas y alergias, si tiene alguna.

Información de interés: En este apartado se puede poner el contacto de familiares en caso de que se diese cualquier emergencia.

Valoración del cliente: Este panel sale en todas las pestañas a la derecha de Avirato. En él se puede valorar a los clientes de manera visual con estrellas y mediante checks poder tener presente los problemas del cliente.

Vincule avisos, mensajes o alarmas

Historial Cliente

En este apartado se pueden visualizar todos los cambios afectados de las reservas, como modificaciones, cambios de estados, el añadir o eliminar cargos a la reserva…..

Email

Desde este apartado puede visualizar los mails enviados a los clientes, o poder enviar un mail al correo que figura la reserva.

*¿No ha encontrado lo que busca? Envíenos un correo electrónico con su sugerencia pinchando aquí.reserva